サソルのエンジニアリング・ドキュメント管理の成功：90％の機能向上を達成

必要不可欠なエンジニアリング規格への安全なアクセスを合理化

石油化学業界の大手企業であるSasol社は、南アフリカ、中国、イタリア、スペイン、英国、米国、カタールの各施設で約2万人の従業員を雇用しています。複数の分野にまたがる1,800人のエンジニアリング専門家を含む広範なエンジニアリング部門を擁するSasol社は、複雑なエンジニアリング文書管理の課題に直面しています。エンジニアリング請負業者やSasolのサプライチェーン内の数百の企業と提携し、リーダーは、エンジニアがコラボレーションし、コンテンツ管理を合理化し、エンジニアリングプロジェクトに関連する標準の更新を評価するための効率的で最新のシステムを求めていました。

Sasol社は25年以上にわたってEngineering Workbenchの熱心なユーザーであり、APIやASME規格のような外部コンテンツへのアクセスを効率化してきましたが、プロジェクトスケジュールを迅速化し、コンテンツの使用状況を追跡するために、社内規格をサプライヤーや請負業者と共有する最適化された安全な方法を必要としていました。これを実現するため、同社はEngineering Workbench (EWB)と共にAccurisのInternal Standards Solutions (ISS)の利用を開始し、ドキュメント管理のワークフローを大幅に改善することで、多大かつ広範囲な成果を得ることができました：

• インスタント・アクセス＆コラボレーション- 世界中のエンジニアがリアルタイムで規格の最新情報を受け取り、共有プロジェクト・フォルダや注釈ツールを通じてシームレスにコラボレーションできます。
• 高度な検索ツールによる意思決定の迅速化- これまで数週間かかっていた技術的な問い合わせが数分で解決できるようになり、効率とプロジェクトのタイムラインが改善されました。
• 業務効率化 - サプライヤーの採用率を100%に近づけ、オンボーディングも10分で完了。
• スマートな規格管理とコンプライアンス- ダイナミックなリンクにより、規格は常に更新され、アクセス可能な状態に保たれます。

Engineering Workbenchについてさらに詳しく

サソルのエンジニアリング・ドキュメント管理の課題

サプライヤーとの効果的な協業と、南アフリカのメンテナンス規制へのコンプライアンスを確保するため、Sasolはオンボーディングの際に、関連するすべての社内基準をサプライヤーや請負業者と共有する必要があります。旧システムでは、手作業によるデータ入力が大きな課題となっており、非効率とミスの原因となっていました。電子文書管理システムがないため、Sasol社はこれらの規格パッケージをCDで配布し、CDを手渡しする宅配サービスに頼っていました。

サソルの伝統的な文書管理手法の課題

CDの配送はしばしば大幅な遅れに見舞われ、受取人に届くまでに数週間から数ヶ月を要することもあった。ある例では、CDが遠隔地の目的地に届くのに18ヵ月もかかった。

プロジェクトには Sasol 社内のエンジニアと外部の契約エンジニアの両方が参加することが多いが、社内の標準開発に関するコラボレーションのための単一ソース共有プラットフォームは存在しなかった。Sasol のエンジニアは SharePoint を使用し、外部のエンジニアは CD 版の標準規格に依存していました。このバラバラなエンジニアリング文書管理のアプローチは、フラストレーション、冗長性、ミスコミュニケーション、遅延、エラーを引き起こしました。

電子文書管理システムで静的PDF標準を使用するリスクと課題

CDに収録された規格には、当時使用されていた規格の静的なPDF版が含まれていた。そのため、これらの規格が更新された場合、サソルの請負業者やサプライヤーは正しいバージョンにアクセスすることができなかった。このため、旧システムでは、すべてのチームが最も正確で最新の情報を使って作業していることを確認できず、データの完全性が損なわれていた。

Sasol 社のエンジニアや社外のチームは、社内標準の引用や参照を手作業で調査していました。サソルの社内標準のPDFや紙文書をレビューする際、引用や参照に遭遇し、その関連性を理解する必要があります。そのため、エンジニアは参照されている規格を検索し、見つけ、その規格に目を通し、関連する内容を確認していました。このプロセスには時間がかかり、特に不正確な規格や古いバージョンの規格を使用する場合はエラーが発生しやすかった。

Sasol社内のエンジニアも社外のパートナーも、規格や仕様に関する技術的な質問に対応する必要がありました。このポンプサイズはこの用途に適しているか」といった問い合わせに答えるには、テクニカルクエリフォームに記入し、ドキュメントコントロールに送り、次にその質問に答えてドキュメントコントロールに送り返し、最後に要求者に送り返すという正式なプロセスが必要でした。テクニカル・クエリーの処理には平均2週間かかり、毎日1-2件のクエリーが提出され、年間平均で約500件のクエリーが提出されていた。これらの問い合わせは、特にエンジニアがプロジェクトに関連するプロジェクト標準や要件について複数の問い合わせをした場合、プロジェクトのスケジュールに影響を与える遅延につながる可能性がありました。

サプライヤーとの技術文書管理におけるトレーサビリティの課題に対処する

静的なPDF標準を使用していたため、Sasol社はサプライヤーがどのように文書を使用しているかを可視化することができませんでした。このような場面でトレーサビリティを確保するためには、効果的な文書管理が不可欠です。

サプライヤーは、CDから各自のシステムにコンテンツをアップロードし、サソルのコンテンツを各自の私的な文書管理システムにホスティングしていたが、セキュリティ対策が保証されていない可能性があった。その結果、Sasolはサプライヤーがどのようにコンテンツを利用したかを可視化できず、サプライヤー側のトレーサビリティを妨げていた。トレーサビリティの欠如は、組織がプロセスの品質認証（ISO 9001）を取得することを妨げる。

コンテンツの使用状況を可視化しなければ、Sasol 社は、サプライヤーや第三者によるものであれ、仲裁手続きにおける規格の誤用を立証することができない。さらに、エンジニアリング作業の不整合を監視することも非常に難しくなります。様々な会社の方針とプロセスの下で多数のサプライヤーが活動しているため、Sasol社は、これらのサプライヤーチームに権限を与え、一貫した作業を保証するツールを必要としていました。

アキュリスの社内標準化ソリューションによるエンジニアリング文書管理の最適化

Accurisの社内標準ソリューションは、社内および社外パートナー間で社内標準にアクセスし、理解し、実装し、共有するために調整されたセキュアなプラットフォームを提供します。ISSとEngineering Workbenchの統合により、社内外のチームが最新の社内標準やドキュメントにアクセスし、共有できる強固なデジタル環境が構築されました。このシステムは、Sasolのエンジニアと請負業者の両方がアクセスできるプロジェクトファイルやフォルダなど、リアルタイムのコラボレーションのためのツールを提供し、関係者全員が最新の情報を入手し、変更を効率的に伝達できるようにしました。

結果内部規格管理の変革

Sasolは、まずサプライヤーにISSを導入し、生産性の大幅な向上を確認した。サプライヤーのISS導入の成功を目の当たりにしたSasol社は、社内のエンジニアにもISSの導入を拡大しました。このような成果を達成するためには、適切な文書管理システムを選択することが重要でした。

ISSの機能の10％にも満たない以前のツールに比べ、サプライヤーとサソルのエンジニアの両方がISSを採用したことで、生産性が大幅に向上した：

• CDの配布に伴う長時間の遅延を解消し、更新された規格にグローバルに即座にアクセスできる。
• 社外のエンジニアは最新のコンテンツにアクセスできるようになり、プロジェクトに関連する規格が更新または改訂されると、自動通知を受け取ることができます。
• Sasol社内のエンジニアと社外のエンジニアは、プロジェクトに関連するドキュメントを含む同じプロジェクトフォルダへのアクセスを共有できるようになり、コラボレーションが容易になりました。また、注釈、コメント、特定のコンテンツへのリンク、シームレスな情報共有のためのツールも用意されています。
• ISSとEngineering Workbenchが提供するツールとアクセスのおかげで、標準配布に必要な人員をフルタイムの5人から1人へと大幅に削減。
• AIが強化された検索機能により、技術的な問い合わせをほぼ瞬時に解決し、応答時間を数週間から数分に短縮。ISSのセットアップ後、サプライヤーと請負業者はログインし、トレーニングを完了し、10分以内に製品を使い始めることができた。Sasolは、サプライヤーと請負業者の間でほぼ100％の採用を目撃し、変化する世界で仕事を続けることができました。
• ISSとEWBの検索エンジンに「リサーチ・アシスタント」と呼ばれるAIを搭載した検索機能が導入されたことで、テクニカル・クエリの煩雑な処理プロセスがより効率的になった。ユーザーは、クエリを入力するだけで、即座に答えを得ることができる。ISSとEWBのこの高度な検索機能は、自然言語処理、セマンティック検索機能、世界最大のエンジニアリング・コンテンツのライブラリで学習したAIにより、Googleを含む従来のキーワード検索を凌駕しています。
• 年間数百件のテクニカルクエリーを2週間サイクルで行っていたものが、ISSとEWBでは2分検索に短縮され、プロジェクトスケジュールが大幅に改善され、エンジニアは本来の業務に専念できるようになりました。
• ISSとEWBのダイナミック・リンク機能を使用することで、エンジニアはSasolの規格や業界標準内の引用や参照を即座に理解することができます。標準内の引用は、参照された標準にハイパーリンクされ、ユーザーはリンクにカーソルを合わせると自動生成された要約を読むことができ、リンクをクリックすると引用箇所で参照された標準にアクセスすることができます。これらのリンクは、規格が改訂されるたびに更新されるため、エンジニアは最新の情報をすぐに入手することができます。
• ISO 9001の認証基準を維持するために不可欠な、文書へのアクセスと使用のセキュリティとトレーサビリティを強化。

包括的なエンジニアリング文書管理の統合：アキュリスのソリューション

パワフルな検索機能。直感的なコラボレーションツール。最新の関連コンテンツ。

Sasolは、Engineering Workbenchプラットフォーム内でInternal Standards Solutionsを採用することで、エンジニアリング業務における新たなスタンダードを確立しました。コラボレーションの合理化、文書セキュリティの強化、最先端のAI技術の活用により、Sasolは生産性を向上させただけでなく、石油化学業界における技術導入のリーダーとしての地位を確立しました。