Sasol、Accurisの導入でエンジニアリング文書の処理効率を90％向上

重要なエンジニアリング基準への安全なアクセスを効率化

石油化学業界の主要企業であるSasolは、南アフリカ、中国、イタリア、スペイン、英国、米国、カタールの拠点で約2万人を雇用しています。複数分野にわたる1,800人のエンジニアを擁する大規模なエンジニアリング部門を抱える同社は、エンジニアリング文書管理における複雑な課題に直面していました。エンジニアリング請負業者やサプライチェーン内の数百社と連携する中で、同社のリーダーは、エンジニア同士の連携を強化し、コンテンツ管理を効率化し、各プロジェクトに関連する規格の更新を評価できる、効率的で常に最新のシステムを求めていました。

Sasolは、Engineering Workbenchを25年以上にわたり積極的に活用し、APIやASME規格といった外部コンテンツへのアクセスを効率化してきましたが、プロジェクトのスケジュールを加速し、コンテンツの利用状況を把握するために、自社の社内規格をサプライヤーや請負業者と安全かつ効率的に共有する方法を必要としていました。そのため、AccurisのInternal Standards Solutions（ISS）をEngineering Workbench（EWB）と併用して導入し、文書管理ワークフローを大幅に改善することで、広範かつ大きな成果を実現しました。

Sasolの従来型の文書管理手法における課題

CDの配送は頻繁に大幅な遅延が発生し、到着までに数週間、場合によっては数か月を要することもあり、プロジェクトの遅延を招いていました。実際に、遠隔地への配送で到着までに18か月もかかった事例もありました。

プロジェクトにはSasolの社内エンジニアと外部の契約エンジニアの双方が関与することが多いにもかかわらず、社内規格の策定において共通で利用できる単一の共有プラットフォームは存在していませんでした。SasolのエンジニアはSharePointを使用する一方で、外部エンジニアはCD版の規格に依存していました。このように分断されたエンジニアリング文書管理の運用は、フラストレーションや重複作業、コミュニケーションの齟齬、遅延、エラーの原因となっていました。

電子文書管理システムにおけるPDFの標準利用のリスクと課題

CDに収録されていた規格は、当時使用されていたPDF版でした。そのため、規格が更新されても、Sasol の請負業者やサプライヤーは正しい最新版にアクセスできませんでした。旧システムでは、すべてのチームが最も正確で最新の情報を使用して作業していることを保証できず、データの信頼性が損なわれていました。

Sasol のエンジニアや外部チームは、社内規格内の引用や参照を手作業で調査していました。PDFや紙の文書で社内規格を確認する際、引用や参照に出会うと、その関連性を理解する必要があります。そのため、エンジニアは参照されている規格を探し出し、その規格を読み込み、関連する内容を特定していました。このプロセスは非常に時間がかかり、特に規格の誤った版や古い版を使用した場合はミスが発生しやすいものでした。

Sasol の社内エンジニアと外部パートナーの両方は、規格や仕様に関する技術的な質問に対応する必要がありました。「このポンプのサイズはこの用途に適しているか？」といった質問に答えるには、正式な手順が必要でした。まず Technical Query フォームに記入し、文書管理部門に送付、次に担当の専門家が回答し、それを文書管理部門に戻し、最後に依頼者へ返送するという流れです。平均して1件の Technical Query の処理には2週間かかり、1日に1～2件の問い合わせがあり、年間で約500件に上りました。これらの問い合わせは、特にエンジニアがプロジェクトの規格や要件に関して複数の質問を抱えている場合、プロジェクトのスケジュールに影響する遅延を引き起こす可能性がありました。

サプライヤーとのエンジニアリング文書管理におけるトレーサビリティ課題への対応

Sasol は、編集や追跡ができないPDF形式を使用していたため、サプライヤーが文書をどのように活用しているかを把握できませんでした。このような状況では、効果的な文書管理がトレーサビリティを保証するために不可欠です。

サプライヤーはCDから自社システムにコンテンツをアップロードし、Sasolの文書を自社のプライベート文書管理システムで管理していました。しかし、これらのシステムには十分なセキュリティが確保されていない場合があります。その結果、Sasol はサプライヤーがコンテンツをどのように利用しているかを把握できず、トレーサビリティの確立が妨げられていました。トレーサビリティが確立されていないと、組織は自社プロセスに対する品質認証（ISO 9001）を取得することはできません。

コンテンツの利用状況が把握できない場合、Sasol はサプライヤーや第三者による規格の不適切な使用を仲裁手続きで証明することができません。また、エンジニアリング作業の不一致を監視することも非常に困難になります。複数のサプライヤーがそれぞれ異なる企業方針やプロセスのもとで作業しているため、Sasol はサプライヤーチームを支援し、作業の一貫性を確保できるツールを必要としていました。

結果：内部基準管理のイノベーション

AccurisのInternal Standards Solutionsは、組織内および外部パートナーとの間で社内規格にアクセスし、理解し、実装し、共有するために最適化された安全なプラットフォームを提供します。

ISSとEngineering Workbenchの統合により、社内外のチームが最新の社内規格や文書にアクセスし、共有できる強固なデジタル環境が構築されました。このシステムは、Sasolのエンジニアと請負業者の双方が利用できるプロジェクトファイルやフォルダなど、リアルタイムでの共同作業を可能にする機能を提供し、関係者全員が常に最新の情報に基づいて作業し、変更内容も効率的に伝達できるようにしています。

社内基準管理の変革

主な成果と学び

Sasol はまず、ISS をサプライヤーに導入し、生産性の大幅な向上を確認しました。サプライヤーでの ISS 導入の成功を受け、Sasol は社内エンジニアにも展開を拡大しました。これらの成果を得るうえで、適切な文書管理システムの選定が非常に重要でした。

ISSの機能の10％未満しか備えていなかった従来ツールと比較して、サプライヤーおよびSasolのエンジニアの双方でISSの導入が進んだ結果、生産性は大幅に向上しました。

• 世界中の最新規格に即座にアクセスでき、CDの配布に伴う時間の大幅な遅れを解消します。
• 外部のエンジニアは、最新のコンテンツにアクセスできるようになり、担当プロジェクトに関連する規格が更新または改訂された際に、自動通知を受け取ることができます。
• Sasolの社内エンジニアと外部のエンジニアは、プロジェクトに関連する文書を含む同一のプロジェクトフォルダにアクセスを共有できるようになり、スムーズな共同作業が可能になりました。また、特定のコンテンツへの注釈やコメントの追加、リンクの設定、情報の共有をシームレスに行うためのツールも利用できます。
• ISSおよびEngineering Workbenchによって提供されるツールとアクセスにより、規格配布に必要な人員はフルタイム従業員5名から1名へと大幅に削減されました。
• AI強化検索機能により技術的な問い合わせはほぼ即時に解決され、対応時間は数週間から数分へと短縮されました。ISS導入後は、サプライヤーや請負業者がログインし、トレーニングを完了し、10分以内で製品の利用を開始できるようになり、従来のようにコンテンツがCDで届くまで数週間から数か月待つ必要があった状況と比べて大幅な改善となりました。また、Sasolではサプライヤーおよび請負業者の間でほぼ100％の導入が実現し、変化する環境下でも業務を継続することが可能となりました。
• ISSおよびEWBの検索エンジンを支える「Research Assistant」と呼ばれるAI搭載の検索機能の導入により、煩雑だった技術的問い合わせ対応はより効率的になりました。現在では、ユーザーは問い合わせ内容を入力するだけで、即座に回答を取得できます。ISSおよびEWBに搭載されたこの高度な検索機能は、自然言語処理やセマンティック検索、そして世界最大級のエンジニアリングコンテンツで学習したAIを活用しているため、Googleなどの従来のキーワード検索を上回る性能を発揮します。
• ISSおよびEWBでは、年間数百件に及ぶ技術的問い合わせに対する2週間単位の対応サイクルが、2分での検索へと短縮され、プロジェクトのスケジュールが大幅に改善されるとともに、エンジニアが本来の業務に集中できるようになりました。
• ISSおよびEWBのDynamic Linking機能により、エンジニアはSasol規格や業界規格における引用および参照内容を即座に把握できるようになりました。規格内の引用は参照先の規格にハイパーリンクされており、リンクにカーソルを合わせると自動生成された要約を確認でき、クリックすれば該当箇所の規格を直接参照することができます。これらのリンクは規格の改訂にあわせて常に更新されるため、エンジニアは常に最新の情報にアクセスできる状態が保たれています。
• 文書のアクセスおよび利用に関するセキュリティと追跡可能性の強化は、ISO 9001認証基準を維持するために不可欠です。

包括的なエンジニアリング文書管理統合：Accurisのソリューション

強力な検索機能。直感的なコラボレーションツール。最新で関連性の高いコンテンツ。

Sasolは、Engineering WorkbenchプラットフォームにおいてInternal Standards Solutionsを導入することで、エンジニアリング業務における新たな基準を確立しました。コラボレーションの効率化、文書セキュリティの強化、そして先進的なAI技術の活用により、生産性を向上させただけでなく、石油化学業界における技術導入のリーダーとしての地位を確立しました。