Optimización del acceso seguro a las normas de ingeniería esenciales
Sasol, una empresa líder en la industria petroquímica, cuenta con casi 20 000 empleados en sus instalaciones de South Africa, China, Italy, Spain, UK, US y Qatar. Con un amplio departamento de ingeniería que incluye a 1800 profesionales de diversas disciplinas, Sasol se enfrenta a complejos retos en la gestión de documentos de ingeniería. En colaboración con contratistas de ingeniería y cientos de empresas de la cadena de suministro de Sasol, los responsables buscaban un sistema eficiente y actualizado que permitiera a los ingenieros colaborar, optimizar la gestión de contenidos y evaluar las actualizaciones de las normas relevantes para sus proyectos de ingeniería.
Aunque Sasol lleva más de 25 años utilizando intensamente Engineering Workbench y ha optimizado el acceso a contenidos externos, como las normas API y ASME, necesitaba una forma optimizada y segura de compartir sus normas internas con proveedores y contratistas para acelerar los plazos de los proyectos y realizar un seguimiento del uso de los contenidos. Para lograrlo, comenzaron a utilizar Internal Standards Solutions (ISS) de Accuris junto con Engineering Workbench (EWB), lo que dio lugar a resultados profundos y de gran alcance al mejorar significativamente su flujo de trabajo de gestión de documentos:
Acceso Inmediato y Colaboración
Ingenieros de todo el mundo reciben actualizaciones en tiempo real sobre las normas y colaboran sin problemas a través de carpetas de proyectos compartidas y herramientas de anotación.
Decisiones más Rápidas Gracias a las Herramientas de Búsqueda Avanzadas
Las consultas técnicas que antes tardaban semanas en resolverse ahora se resuelven en cuestión de minutos, lo que mejora la eficiencia y los plazos de los proyectos.
Eficiencia Operativa
Se redujo el personal encargado de la distribución de estándares de cinco a uno, con una adopción por parte de los proveedores cercana al 100 % y una incorporación de 10 minutos.
Gestión Inteligente de Normas y Cumplimiento Normativo
La vinculación dinámica mantiene las normas actualizadas y accesibles, mientras que la seguridad mejorada permite cumplir con la norma ISO 9001.
Los Retos de Sasol en la Gestión de Documentos de Ingeniería
Para garantizar una colaboración eficaz con los proveedores y el cumplimiento de la normativa sudafricana en materia de mantenimiento, Sasol debe compartir todas las normas internas pertinentes de la empresa con sus proveedores y contratistas durante el proceso de incorporación.
La introducción manual de datos suponía un gran problema en el antiguo sistema, lo que provocaba ineficiencias y errores. Al carecer de un sistema electrónico de gestión de documentos, Sasol distribuía estos paquetes de normas en CD, recurriendo a servicios de mensajería para su entrega en mano.
Retos de los Métodos Tradicionales de Control de Documentos de Sasol
Las entregas de CD a menudo sufrían retrasos importantes, tardando a veces semanas o incluso meses en llegar al destinatario, lo que provocaba retrasos en los proyectos. En un caso, un CD tardó hasta 18 meses en llegar a su destino en una zona remota.
Los proyectos suelen involucrar tanto a ingenieros internos de Sasol como a ingenieros externos contratados, pero no existía una plataforma única compartida para la colaboración en el desarrollo de normas internas. Los ingenieros de Sasol utilizaban SharePoint, mientras que los ingenieros externos dependían de las versiones en CD de las normas. Este enfoque descoordinado de la gestión de documentos de ingeniería provocaba frustración, redundancia, malentendidos, retrasos y errores.
Riesgos y Retos del Uso de Estándares PDF Estáticos en Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos
Los estándares contenidos en los CD eran versiones estáticas en formato PDF de los estándares vigentes en ese momento. Por lo tanto, si se realizaban actualizaciones en dichos estándares, los contratistas y proveedores de Sasol no tenían acceso a la versión correcta. Esto comprometía la integridad de los datos, ya que el antiguo sistema no podía garantizar que todos los equipos trabajaran con la información más precisa y actualizada.
Los ingenieros de Sasol y los equipos externos investigaban manualmente las citas y referencias dentro de las normas de la empresa. Al revisar los archivos PDF o los documentos en papel de las normas internas de Sasol, se encontraban con una cita o referencia y necesitaban comprender su relevancia. Para ello, el ingeniero buscaba la norma a la que se hacía referencia, la encontraba y la leía para identificar el contenido relacionado. Este proceso requería mucho tiempo y era propenso a errores, especialmente si se utilizaban versiones incorrectas u obsoletas de las normas.
Tanto los ingenieros internos de Sasol como los socios externos necesitaban resolver cuestiones técnicas relacionadas con normas y especificaciones. Responder a una pregunta como "¿Es adecuado el tamaño de esta bomba para esta aplicación?" requería un proceso formal: rellenar un formulario de consulta técnica, enviarlo al control de documentos, luego a un experto en la materia que respondería a la pregunta y lo devolvería al control de documentos, y finalmente de vuelta al solicitante. Por término medio, cada consulta técnica tardaba dos semanas en tramitarse, con una media de entre una y dos consultas diarias, lo que suponía unas 500 consultas al año. Estas consultas podían provocar retrasos que afectaban a los plazos de los proyectos, especialmente si los ingenieros tenían múltiples consultas sobre las normas o los requisitos relacionados con su proyecto.
Abordar los Retos de la Trazabilidad en la Gestión de Documentos de Ingeniería con los Proveedores
El uso de estándares PDF estáticos impedía a Sasol tener visibilidad sobre cómo sus proveedores utilizaban los documentos. Una gestión eficaz de los documentos es fundamental para garantizar la trazabilidad en este tipo de situaciones.
Los proveedores subían el contenido del CD a sus sistemas, alojando el contenido de Sasol en sus sistemas privados de gestión de documentos, que podían carecer de medidas de seguridad garantizadas. Como resultado, Sasol carecía de visibilidad sobre cómo utilizaban los proveedores el contenido, lo que dificultaba la trazabilidad por su parte. La ausencia de trazabilidad impide a una organización obtener la certificación de calidad (ISO 9001) para sus procesos.
Sin visibilidad sobre el uso del contenido, Sasol no puede demostrar el uso indebido de las normas en los procedimientos de arbitraje, ya sea por parte de proveedores o de terceros. Además, resulta muy difícil supervisar las inconsistencias en el trabajo de ingeniería. Con numerosos proveedores que operan bajo diversas políticas y procesos empresariales, Sasol necesitaba una herramienta que capacitara a estos equipos de proveedores y garantizara un trabajo coherente.
Los Resultados: Transformación de la Gestión de Normas Internas
Internal Standards Solutions de Accuris ofrece una plataforma segura diseñada específicamente para acceder, comprender, aplicar y compartir las normas internas de la empresa, tanto dentro de la organización como con socios externos.
La integración de ISS con Engineering Workbench creó un entorno digital sólido en el que los equipos internos y externos podían acceder y compartir las normas y la documentación más recientes de la empresa. Este sistema proporcionaba herramientas para la colaboración en tiempo real, como los archivos y carpetas de proyectos a los que podían acceder tanto los ingenieros de Sasol como los contratistas, lo que garantizaba que todos los implicados dispusieran de la información más actualizada y pudieran comunicar los cambios de manera eficiente.
Transformación de la Gestión de las Normas Internas
Principales Conclusiones y Puntos Clave
Sasol implementó primero ISS entre sus proveedores y observó un aumento significativo de la productividad. Al comprobar el éxito de la adopción de ISS entre los proveedores, Sasol amplió la implementación a sus ingenieros internos. La elección del sistema de gestión documental adecuado fue fundamental para lograr estos resultados.
En comparación con la herramienta anterior, que ofrecía menos del 10 % de la funcionalidad de ISS, la adopción de ISS tanto por parte de los proveedores como de los ingenieros de Sasol supuso un aumento sustancial de la productividad:
- Acceso inmediato a las normas actualizadas a nivel mundial, lo que elimina los largos retrasos asociados a la distribución de CD.
- Los ingenieros externos disponen ahora de acceso al contenido más actualizado y reciben notificaciones automáticas cuando se actualizan o revisan las normas relacionadas con sus proyectos.
- Los ingenieros internos de Sasol y los ingenieros externos ya pueden compartir el acceso a la misma carpeta del proyecto, que contiene documentos relevantes para el mismo y facilita la colaboración. Además, disponen de herramientas para añadir anotaciones, realizar comentarios, enlazar a contenidos específicos y compartir información sin problemas.
- Una reducción drástica del personal necesario para la distribución de normas, pasando de cinco empleados a tiempo completo a solo uno, gracias a las herramientas y al acceso proporcionados por ISS y Engineering Workbench.
- Resolución casi instantánea de consultas técnicas gracias a las funciones de búsqueda mejoradas con IA, lo que reduce los tiempos de respuesta de semanas a minutos. Tras la configuración de ISS, los proveedores y contratistas podían iniciar sesión, completar la formación y empezar a utilizar el producto en menos de 10 minutos, lo que supone una mejora significativa en comparación con tener que esperar semanas o meses a que su contenido llegara en un CD. Sasol observó una adopción de casi el 100% entre sus proveedores y contratistas, y pudo continuar su trabajo en un mundo en constante cambio.
- El engorroso proceso de gestionar consultas técnicas se ha vuelto más eficiente gracias a la introducción de funciones de búsqueda basadas en inteligencia artificial, conocidas como Research Assistant, que impulsan el motor de búsqueda de ISS y EWB. Ahora, los usuarios solo tienen que introducir su consulta y obtienen la respuesta al instante. Esta funcionalidad de búsqueda avanzada dentro de ISS y EWB supera a las búsquedas por palabras clave convencionales, incluidas las de Google, gracias a su procesamiento del lenguaje natural, sus capacidades de búsqueda semántica y la IA entrenada con la mayor biblioteca de contenidos de ingeniería del mundo.
- Los ciclos de dos semanas que suponían cientos de consultas técnicas al año se han reducido a búsquedas de dos minutos en ISS y EWB, lo que ha mejorado considerablemente los plazos de los proyectos y ha permitido a los ingenieros centrarse en sus responsabilidades principales.
- Ahora, los ingenieros pueden comprender al instante las citas y referencias incluidas en las normas de Sasol y en las normas del sector gracias a la función Dynamic Linking de ISS y EWB. Las citas que aparecen en las normas están vinculadas mediante hipervínculos a las normas a las que hacen referencia, lo que permite a los usuarios leer resúmenes generados automáticamente al pasar el cursor por encima del enlace, o acceder a la norma de referencia en el punto de la cita si hacen clic en el enlace. Estos enlaces se mantienen actualizados a medida que se revisan las normas, lo que garantiza que los ingenieros dispongan de la información más reciente en todo momento.
- Mayor seguridad y trazabilidad en el acceso y el uso de documentos, aspectos fundamentales para mantener los estándares de la certificación ISO 9001.
Integración Completa de la Gestión de Documentos de Ingeniería: Soluciones de Accuris
Potentes funciones de búsqueda. Herramientas de colaboración intuitivas. Contenido actualizado y relevante.
La adopción por parte de Sasol de Internal Standards Solutions dentro de la plataforma Engineering Workbench ha establecido un nuevo estándar en las operaciones de ingeniería. Al optimizar la colaboración, mejorar la seguridad de los documentos y aprovechar la tecnología de IA de vanguardia, Sasol no solo mejoró la productividad, sino que también se posicionó como líder en la adopción de tecnología en la industria petroquímica.
