Optimierung des sicheren Zugriffs auf wichtige technische Normen
Sasol, ein bedeutendes Unternehmen der petrochemischen Industrie, beschäftigt fast 20.000 Mitarbeiter in Werken in Südafrika, China, Italien, Spanien, Großbritannien, den USA und Katar. Mit einer umfangreichen Konstruktionsabteilung, die 1.800 Ingenieure aus verschiedenen Fachbereichen umfasst, steht Sasol vor komplexen Herausforderungen beim Management von Konstruktionsdokumenten. In Zusammenarbeit mit Ingenieurbüros und Hunderten von Unternehmen innerhalb der Lieferkette von Sasol suchten die Verantwortlichen nach einem effizienten, modernen System, mit dem Ingenieure zusammenarbeiten, das Content-Management optimieren und Aktualisierungen von Normen bewerten können, die für ihre Ingenieurprojekte relevant sind.
Obwohl Sasol seit über 25 Jahren ein begeisterter Nutzer der Engineering Workbench ist und den Zugriff auf externe Inhalte wie API- und ASME-Normen optimiert hat, benötigte das Unternehmen eine optimierte, sichere Möglichkeit, seine internen Unternehmensnormen mit Lieferanten und Auftragnehmern zu teilen, um Projektabläufe zu beschleunigen und die Nutzung der Inhalte nachzuverfolgen. Um dies zu erreichen, begann das Unternehmen, die Internal Standards Solutions (ISS) von Accuris zusammen mit der Engineering Workbench (EWB) einzusetzen, was zu tiefgreifenden und weitreichenden Ergebnissen führte, indem der Workflow im Dokumentenmanagement erheblich verbessert wurde:
Sofortiger Zugriff und Zusammenarbeit
Ingenieure weltweit erhalten Echtzeit-Updates zu Normen und arbeiten über gemeinsame Projektordner und Anmerkungstools nahtlos zusammen.
Schnellere Entscheidungen dank fortschrittlicher Suchwerkzeuge
Technische Fragen, deren Klärung früher Wochen dauerte, werden nun innerhalb von Minuten gelöst, was die Effizienz steigert und die Projektlaufzeiten verkürzt.
Betriebliche Effizienz
Die Zahl der Mitarbeiter für die Normenverteilung wurde von fünf auf einen reduziert, bei einer Akzeptanzrate von fast 100 % seitens der Lieferanten und einer Einarbeitungszeit von 10 Minuten.
Intelligente Normenverwaltung und Compliance
Durch die dynamische Verknüpfung bleiben die Normen stets aktuell und leicht zugänglich, während die verbesserte Sicherheit die Einhaltung der ISO 9001 gewährleistet.
Sasols Herausforderungen im Bereich Engineering-Dokumentenmanagement
Um eine effektive Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Einhaltung der südafrikanischen Wartungsvorschriften zu gewährleisten, muss Sasol seinen Lieferanten und Auftragnehmern bei der Einarbeitung alle relevanten internen Unternehmensnormen zur Verfügung stellen.
Die manuelle Dateneingabe stellte im alten System eine große Herausforderung dar und führte zu Ineffizienzen und Fehlern. Da kein elektronisches Dokumentenmanagementsystem vorhanden war, verteilte Sasol diese Normenpakete auf CDs und war dabei auf Kurierdienste angewiesen, die die CDs persönlich auslieferten.
Herausforderungen bei den traditionellen Methoden der Dokumentenkontrolle bei Sasol
CD-Lieferungen waren häufig mit erheblichen Verzögerungen verbunden, sodass es manchmal Wochen oder sogar Monate dauerte, bis sie den Empfänger erreichten, was zu Projektverzögerungen führte. In einem Fall dauerte es sogar 18 Monate, bis eine CD ihren Bestimmungsort in einer abgelegenen Region erreichte.
An Projekten sind oft sowohl interne Ingenieure von Sasol als auch externe Vertragsingenieure beteiligt, doch gab es keine gemeinsame Plattform für die Zusammenarbeit bei der Entwicklung interner Normen. Die Ingenieure von Sasol nutzten SharePoint, während die externen Ingenieure auf die CD-Versionen der Normen zurückgriffen. Dieser uneinheitliche Ansatz beim Management von technischen Dokumenten führte zu Frustration, Redundanzen, Missverständnissen, Verzögerungen und Fehlern.
Risiken und Herausforderungen bei der Verwendung statischer PDF-Normen in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen
Die Normen auf den CDs enthielten statische PDF-Versionen der zu diesem Zeitpunkt geltenden Normen. Wenn also Aktualisierungen an diesen Normen vorgenommen wurden, hatten die Auftragnehmer und Lieferanten von Sasol keinen Zugriff auf die korrekte Version. Dies beeinträchtigte die Datenintegrität, da das alte System nicht gewährleisten konnte, dass alle Teams mit den genauesten und aktuellsten Informationen arbeiteten.
Die Ingenieure von Sasol und externe Teams recherchierten Zitate und Verweise innerhalb der Unternehmensnormen manuell. Bei der Überprüfung von PDF-Dateien oder Papierdokumenten der internen Normen von Sasol stießen sie auf ein Zitat oder einen Verweis und mussten dessen Relevanz verstehen. Dazu suchte der Ingenieur nach der referenzierten Normen, fand sie und las sie durch, um den entsprechenden Inhalt zu finden. Dieser Prozess war zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere wenn falsche oder veraltete Versionen der Normen verwendet wurden.
Sowohl die internen Ingenieure von Sasol als auch externe Partner mussten technische Fragen zu Normen und Spezifikationen klären. Die Beantwortung einer Frage wie „Ist diese Pumpengröße für diese Anwendung geeignet?“ erforderte einen formellen Prozess: Ausfüllen eines Formulars für technische Anfragen, Weiterleitung an die Dokumentenkontrolle, dann an einen Fachexperten, der die Frage beantwortete und an die Dokumentenkontrolle zurückschickte, und schließlich zurück an den Anfragenden. Im Durchschnitt dauerte die Bearbeitung jeder technischen Anfrage zwei Wochen, wobei täglich ein bis zwei Anfragen eingereicht wurden, was einem Durchschnitt von etwa 500 Anfragen pro Jahr entspricht. Diese Anfragen konnten zu Verzögerungen führen, die sich auf den Projektzeitplan auswirkten, insbesondere wenn Ingenieure mehrere Anfragen zu Projektnormen oder Anforderungen im Zusammenhang mit ihrem Projekt hatten.
Bewältigung von Herausforderungen hinsichtlich der Rückverfolgbarkeit im technischen Dokumentenmanagement mit Lieferanten
Die Verwendung statischer PDF-Normen machte es Sasol unmöglich, Einblick in die Verwendung der Dokumente durch seine Lieferanten zu erhalten. Ein effektives Dokumentenmanagement ist in solchen Szenarien für die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit von entscheidender Bedeutung.
Die Lieferanten luden Inhalte von der CD auf ihre Systeme hoch und speicherten Sasol-Inhalte in ihren privaten Dokumentenmanagementsystemen, die möglicherweise keine garantierten Sicherheitsmaßnahmen aufweisen. Infolgedessen hatte Sasol keinen Einblick in die Verwendung der Inhalte durch die Lieferanten, was die Rückverfolgbarkeit ihrerseits behinderte. Das Fehlen der Rückverfolgbarkeit verhindert, dass ein Unternehmen eine Qualitätszertifizierung (ISO 9001) für seine Prozesse erhält.
Ohne Einblick in die Nutzung von Inhalten kann Sasol einen Missbrauch von Normen in Schiedsverfahren, sei es durch Lieferanten oder Dritte, nicht nachweisen. Darüber hinaus wird die Überwachung von Unstimmigkeiten in der Ingenieursarbeit sehr schwierig. Da zahlreiche Lieferanten nach unterschiedlichen Unternehmensrichtlinien und -prozessen arbeiten, benötigte Sasol ein Tool, um diese Lieferantenteams zu unterstützen und eine einheitliche Arbeitsweise sicherzustellen.
Die Ergebnisse: Umgestaltung der internen Normenverwaltung
Internal Standards Solutions von Accuris bietet eine sichere Plattform, die speziell darauf zugeschnitten ist, unternehmensinterne Normen innerhalb einer Organisation sowie mit externen Partnern abzurufen, zu verstehen, umzusetzen und auszutauschen.
Durch die Integration von ISS in Engineering Workbench entstand eine leistungsfähige digitale Umgebung, in der interne und externe Teams auf die neuesten Unternehmensnormen und Dokumentationen zugreifen und diese gemeinsam nutzen konnten. Dieses System bot Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit, wie beispielsweise Projektdateien und -ordner, auf die sowohl die Ingenieure von Sasol als auch die Auftragnehmer Zugriff hatten. So wurde sichergestellt, dass alle Beteiligten über die aktuellsten Informationen verfügten und Änderungen effizient kommunizieren konnten.
Die Neugestaltung der internen Normenverwaltung
Wichtigste Ergebnisse und Erkenntnisse
Sasol setzte ISS zunächst bei seinen Lieferanten ein und stellte eine deutliche Produktivitätssteigerung fest. Angesichts des Erfolgs der ISS-Einführung bei den Lieferanten weitete Sasol die Einführung auf seine internen Ingenieure aus. Die Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems war für das Erreichen dieser Ergebnisse von entscheidender Bedeutung.
Im Vergleich zum vorherigen Tool, das weniger als 10 % der Funktionen von ISS bot, führte die Einführung von ISS sowohl bei den Lieferanten als auch bei den Ingenieuren von Sasol zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität:
- Sofortiger Zugriff auf weltweit aktualisierte Normen, wodurch die langen Verzögerungen bei der Verteilung von CD-ROMs entfallen.
- Externe Ingenieure haben nun Zugriff auf die aktuellsten Inhalte und erhalten automatische Benachrichtigungen, wenn Normen, die für ihre Projekte relevant sind, aktualisiert oder überarbeitet werden.
- Interne Sasol-Ingenieure und externe Ingenieure können nun gemeinsam auf denselben Projektordner zugreifen, der projektrelevante Dokumente enthält und eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht. Außerdem stehen ihnen Tools zur Verfügung, mit denen sie Anmerkungen und Kommentare hinzufügen, auf bestimmte Inhalte verweisen und Informationen nahtlos austauschen können.
- Dank der von ISS und Engineering Workbench bereitgestellten Tools und Zugangsmöglichkeiten konnte der Personalbedarf für die Verteilung von Normen drastisch von fünf Vollzeitmitarbeitern auf nur einen reduziert werden.
- Nahezu sofortige Klärung technischer Fragen dank KI-gestützter Suchfunktionen, wodurch sich die Antwortzeiten von Wochen auf Minuten verkürzen. Nach der Einrichtung von ISS konnten sich Lieferanten und Auftragnehmer anmelden, die Schulung absolvieren und in weniger als 10 Minuten mit der Nutzung des Produkts beginnen – eine erhebliche Verbesserung gegenüber der früheren Wartezeit von Wochen oder Monaten, bis ihre Inhalte auf einer CD eintrafen. Sasol verzeichneteeine Akzeptanz von nahezu 100 % unter seinen Lieferanten und Auftragnehmern und konnte seine Arbeit in einer sich wandelnden Welt fortsetzen.
- Der bisher umständliche Prozess der Bearbeitung technischer Anfragen wurde durch die Einführung KI-gestützter Suchfunktionen, bekannt als Research Assistant, die die Suchmaschine von ISS und EWB antreiben, effizienter gestaltet. Benutzer geben nun einfach ihre Anfrage ein und erhalten sofort die Antwort. Diese erweiterte Suchfunktion innerhalb von ISS und EWB übertrifft herkömmliche Stichwortsuchen, einschließlich derer bei Google, dank ihrer Verarbeitung natürlicher Sprache, ihrer semantischen Suchfunktionen und einer KI, die auf der weltweit größten Bibliothek mit technischen Inhalten trainiert wurde.
- Die zweiwöchigen Zyklen mit Hunderten von technischen Anfragen pro Jahr wurden auf zweiminütige Suchvorgänge in ISS und EWB reduziert – was die Projektzeitpläne erheblich verbessert und es den Ingenieuren ermöglicht, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
- Ingenieure profitieren nun von einem sofortigen Überblick über Verweise und Referenzen in Sasol-Normen und Industrienormen, indem sie die Funktion Dynamic Linking in ISS und EWB nutzen. Verweise innerhalb von Normen sind mit den referenzierten Normen verlinkt, sodass Benutzer automatisch generierte Zusammenfassungen lesen können, wenn sie mit der Maus über den Link fahren, oder die referenzierte Norm direkt an der Stelle des Verweises aufrufen können, wenn sie auf den Link klicken. Diese Links werden bei Überarbeitungen der Normen automatisch aktualisiert, sodass Ingenieure stets Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben.
- Verbesserte Sicherheit und Nachverfolgbarkeit beim Zugriff auf und bei der Nutzung von Dokumenten – unerlässlich für die Einhaltung der Zertifizierungsstandards nach ISO 9001.
Umfassende Integration des technischen Dokumentenmanagements: Lösungen von Accuris
Leistungsstarke Suchfunktionen. Intuitive Tools für die Zusammenarbeit. Aktuelle, relevante Inhalte.
Die Einführung von Internal Standards Solutions innerhalb der Engineering Workbench-Plattform durch Sasol hat einen neuen Standard im Bereich Engineering-Betrieb gesetzt. Durch die Optimierung der Zusammenarbeit, die Verbesserung der Dokumentensicherheit und den Einsatz modernster KI-Technologie hat Sasol nicht nur seine Produktivität gesteigert, sondern sich auch als Vorreiter bei der Einführung neuer Technologien in der petrochemischen Industrie positioniert.
