Ottimizzazione dell'accesso sicuro agli standard ingegneristici essenziali
Sasol, uno dei principali attori nel settore petrolchimico, impiega quasi 20.000 dipendenti in strutture situate in Sudafrica, Cina, Italia, Spagna, Regno Unito, Stati Uniti e Qatar. Con un ampio reparto di ingegneria che comprende 1.800 professionisti in diverse discipline, Sasol deve affrontare complesse sfide nella gestione dei documenti tecnici. In collaborazione con appaltatori ingegneristici e centinaia di aziende della catena di fornitura di Sasol, i dirigenti hanno cercato un sistema efficiente e aggiornato che consentisse agli ingegneri di collaborare, semplificare la gestione dei contenuti e valutare gli aggiornamenti degli standard relativi ai loro progetti ingegneristici.
Sebbene Sasol utilizzi da oltre 25 anni Engineering Workbench e abbia semplificato l'accesso a contenuti esterni quali le norme API e ASME, l'azienda necessitava di un metodo ottimizzato e sicuro per condividere i propri standard interni con fornitori e appaltatori, al fine di accelerare i tempi di realizzazione dei progetti e monitorare l'utilizzo dei contenuti. Per raggiungere questo obiettivo, ha iniziato a utilizzare le soluzioni per gli standard interni (ISS) di Accuris insieme a Engineering Workbench (EWB), ottenendo risultati significativi e di ampia portata grazie al notevole miglioramento del flusso di lavoro nella gestione dei documenti:
Accesso Immediato e Collaborazione
Gli ingegneri di tutto il mondo ricevono aggiornamenti in tempo reale sulle norme e collaborano senza difficoltà grazie a cartelle di progetto condivise e strumenti di annotazione.
Decisioni più Rapide grazie a Strumenti di Ricerca Avanzati
Le richieste tecniche che prima richiedevano settimane vengono ora risolte in pochi minuti, migliorando l'efficienza e le tempistiche dei progetti.
Efficienza Operativa
Il personale addetto alla distribuzione degli standard è stato ridotto da cinque a una persona, con un tasso di adozione da parte dei fornitori vicino al 100% e un processo di onboarding della durata di 10 minuti.
Gestione Intelligente degli Standard e Conformità
Il collegamento dinamico garantisce che gli standard siano sempre aggiornati e accessibili, mentre la maggiore sicurezza assicura la conformità alla norma ISO 9001.
Le Sfide di Sasol nella Gestione dei Documenti Tecnici
Per garantire una collaborazione efficace con i fornitori e il rispetto delle normative sudafricane in materia di manutenzione, Sasol deve condividere con i propri fornitori e appaltatori tutte le norme aziendali interne pertinenti durante la fase di inserimento.
L'inserimento manuale dei dati rappresentava una sfida notevole nel vecchio sistema, causando inefficienze ed errori. In assenza di un sistema elettronico di gestione dei documenti, Sasol distribuiva questi pacchetti di standard tramite CD, affidandosi a servizi di corriere per la consegna a mano dei CD.
Le Sfide dei Metodi Tradizionali di Controllo dei Documenti di Sasol
Le consegne dei CD subivano spesso ritardi significativi, impiegando talvolta settimane o addirittura mesi per raggiungere il destinatario, causando così ritardi nei progetti. In un caso, un CD ha impiegato ben 18 mesi per raggiungere la sua destinazione in una zona remota.
I progetti coinvolgono spesso sia gli ingegneri interni di Sasol che quelli esterni sotto contratto, ma non esisteva un'unica piattaforma condivisa per la collaborazione allo sviluppo degli standard interni. Gli ingegneri di Sasol utilizzavano SharePoint, mentre quelli esterni si affidavano alle versioni CD degli standard. Questo approccio disorganico alla gestione dei documenti tecnici causava frustrazione, ridondanza, comunicazioni errate, ritardi ed errori.
Rischi e Sfide dell'Utilizzo di Standard PDF Statici nei Sistemi di Gestione Elettronica dei Documenti
Gli standard contenuti nei CD erano versioni pdf statiche degli standard in uso al momento. Di conseguenza, se fossero stati apportati aggiornamenti a tali standard, gli appaltatori e i fornitori di Sasol non avrebbero avuto accesso alla versione corretta. Ciò comprometteva l'integrità dei dati, poiché il vecchio sistema non era in grado di garantire che tutti i team lavorassero con le informazioni più accurate e aggiornate.
Gli ingegneri di Sasol e i team esterni ricercavano manualmente citazioni e riferimenti all'interno degli standard aziendali. Durante la revisione dei PDF o dei documenti cartacei relativi agli standard interni di Sasol, quando incontravano una citazione o un riferimento dovevano comprenderne la rilevanza. Per farlo, l'ingegnere cercava lo standard a cui si faceva riferimento, lo trovava e lo leggeva per individuare il contenuto correlato. Questo processo era dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori, soprattutto se si utilizzavano versioni errate o obsolete degli standard.
Sia gli ingegneri interni di Sasol che i partner esterni dovevano affrontare questioni tecniche relative a standard e specifiche. Per rispondere a una domanda del tipo "Le dimensioni di questa pompa sono adatte a questa applicazione?" era necessario seguire una procedura formale: compilare un modulo di richiesta tecnica, inviarlo al controllo documenti, quindi a un esperto in materia che avrebbe risposto alla domanda e lo avrebbe rispedito al controllo documenti e, infine, al richiedente. In media, l'elaborazione di ogni richiesta tecnica richiedeva 2 settimane, con 1-2 richieste inviate ogni giorno, per un totale di circa 500 richieste all'anno. Queste richieste potevano causare ritardi che influivano sui tempi di realizzazione dei progetti, soprattutto se gli ingegneri avevano più domande sugli standard o sui requisiti relativi al loro progetto.
Affrontare le Sfide della Tracciabilità nella Gestione dei Documenti Tecnici con i Fornitori
L'utilizzo di standard PDF statici impediva a Sasol di avere visibilità su come i propri fornitori utilizzavano i documenti. Una gestione efficace dei documenti è fondamentale per garantire la tracciabilità in tali scenari.
I fornitori caricavano i contenuti dal CD sui propri sistemi, ospitando i contenuti Sasol sui propri sistemi privati di gestione dei documenti, che potevano non disporre di misure di sicurezza garantite. Di conseguenza, Sasol non aveva visibilità su come i fornitori utilizzavano i contenuti, ostacolando la tracciabilità da parte loro. L'assenza di tracciabilità impedisce a un'organizzazione di ottenere la certificazione di qualità (ISO 9001) per i propri processi.
Senza visibilità sull'utilizzo dei contenuti, Sasol non è in grado di dimostrare l'uso improprio degli standard nei procedimenti arbitrali, sia da parte dei fornitori che di terzi. Inoltre, diventa molto difficile monitorare le incongruenze nel lavoro di ingegneria. Con numerosi fornitori che operano secondo politiche e processi aziendali diversi, Sasol aveva bisogno di uno strumento che potesse supportare questi team di fornitori e garantire un lavoro coerente.
I Risultati: Trasformazione della Gestione degli Standard Interni
La soluzione "Internal Standards" di Accuris offre una piattaforma sicura e su misura per accedere, comprendere, implementare e condividere gli standard aziendali interni all'interno di un'organizzazione e con i partner esterni.
L'integrazione di ISS con Engineering Workbench ha dato vita a un solido ambiente digitale in cui i team interni ed esterni potevano accedere e condividere gli standard aziendali e la documentazione più recenti. Questo sistema ha fornito strumenti per la collaborazione in tempo reale, come i file e le cartelle di progetto accessibili sia agli ingegneri di Sasol che agli appaltatori, garantendo che tutte le persone coinvolte disponessero delle informazioni più aggiornate e potessero comunicare le modifiche in modo efficiente.
Trasformare la Gestione degli Standard Interni
Risultati Chiave e Punti Salienti
Sasol ha inizialmente implementato ISS presso i propri fornitori, osservando un significativo aumento della produttività. Testimone del successo dell'adozione di ISS tra i fornitori, Sasol ha esteso l'implementazione ai propri ingegneri interni. La scelta del giusto sistema di gestione dei documenti è stata fondamentale per ottenere questi risultati.
Rispetto allo strumento precedente, che offriva meno del 10% delle funzionalità di ISS, l'adozione di ISS sia da parte dei fornitori che degli ingegneri Sasol ha portato a un notevole aumento della produttività:
- Accesso immediato alle norme aggiornate a livello mondiale, eliminando i lunghi ritardi legati alla distribuzione su CD.
- Gli ingegneri esterni hanno ora accesso ai contenuti più aggiornati e ricevono notifiche automatiche quando le norme relative ai loro progetti vengono aggiornate o modificate.
- Gli ingegneri interni di Sasol e quelli esterni possono ora accedere alla stessa cartella di progetto, che contiene i documenti relativi al progetto e facilita la collaborazione. Dispongono inoltre di strumenti per aggiungere annotazioni, inserire commenti, creare collegamenti a contenuti specifici e condividere informazioni in modo fluido.
- Una drastica riduzione del personale necessario per la distribuzione degli standard, da cinque dipendenti a tempo pieno a uno solo, grazie agli strumenti e all'accesso forniti da ISS e Engineering Workbench.
- Risoluzione quasi immediata delle richieste tecniche grazie a funzionalità di ricerca potenziate dall'intelligenza artificiale, che riducono i tempi di risposta da settimane a minuti. Dopo la configurazione di ISS, fornitori e appaltatori potevano effettuare l'accesso, completare la formazione e iniziare a utilizzare il prodotto in meno di 10 minuti – un miglioramento significativo rispetto all'attesa di settimane o mesi per ricevere i contenuti su CD. Sasol ha registrato quasi un'adozione del 100% tra i propri fornitori e appaltatori, che hanno potuto così continuare il loro lavoro in un mondo in continua evoluzione.
- Il complesso processo di gestione delle richieste tecniche è diventato più efficiente grazie all'introduzione delle funzionalità di ricerca basate sull'intelligenza artificiale, note come Research Assistant, che alimentano il motore di ricerca di ISS ed EWB. Gli utenti ora devono semplicemente inserire la loro query e ottengono immediatamente la risposta. Questa funzionalità di ricerca avanzata all'interno di ISS ed EWB supera le ricerche per parole chiave convenzionali, comprese quelle su Google, grazie all'elaborazione del linguaggio naturale, alle capacità di ricerca semantica e all'IA addestrata sulla più grande libreria al mondo di contenuti ingegneristici.
- I cicli di due settimane necessari per gestire centinaia di richieste tecniche all'anno sono stati ridotti a ricerche di due minuti in ISS ed EWB – migliorando notevolmente i tempi di realizzazione dei progetti e consentendo agli ingegneri di concentrarsi sulle loro mansioni principali.
- Gli ingegneri possono ora comprendere immediatamente i riferimenti e le citazioni contenuti nelle norme Sasol e in quelle di settore grazie alla funzione Dynamic Linking disponibile in ISS ed EWB. I riferimenti presenti nelle norme sono collegati tramite hyperlink alle norme citate: in questo modo, passando il cursore sul link, gli utenti possono leggere dei riassunti generati automaticamente, oppure, cliccando sul link, possono accedere direttamente alla norma citata. Questi link vengono aggiornati man mano che le norme vengono riviste, garantendo agli ingegneri la disponibilità immediata delle informazioni più aggiornate.
- Maggiore sicurezza e tracciabilità dell'accesso e dell'utilizzo dei documenti, elementi fondamentali per il mantenimento degli standard di certificazione ISO 9001.
Integrazione Completa della Gestione dei Documenti Tecnici: Soluzioni di Accuris
Potenti funzionalità di ricerca. Strumenti di collaborazione intuitivi. Contenuti aggiornati e pertinenti.
L'adozione da parte di Sasol delle soluzioni Internal Standards all'interno della piattaforma Engineering Workbench ha stabilito un nuovo standard nelle operazioni di ingegneria. Ottimizzando la collaborazione, migliorando la sicurezza dei documenti e sfruttando la tecnologia AI all'avanguardia, Sasol non solo ha migliorato la produttività, ma si è anche posizionata come leader nell'adozione tecnologica nell'industria petrolchimica.
