Rationalisation de l'accès sécurisé aux normes techniques essentielles
Sasol, un acteur majeur de l'industrie pétrochimique, emploie près de 20 000 personnes dans ses installations en Afrique du Sud, en Chine, en Italie, en Espagne, au Royaume-Uni, aux États-Unis et au Qatar. Avec un département d'ingénierie étendu qui compte 1 800 professionnels de l'ingénierie dans plusieurs disciplines, Sasol est confronté à des défis complexes en matière de gestion des documents techniques. En partenariat avec des entrepreneurs en ingénierie et des centaines d'entreprises de la chaîne d'approvisionnement de Sasol, les dirigeants ont recherché un système efficace et moderne permettant aux ingénieurs de collaborer, de rationaliser la gestion du contenu et d'évaluer les mises à jour des normes pertinentes pour leurs projets d'ingénierie.
Bien que Sasol utilise assidûment Engineering Workbench depuis plus de 25 ans et ait rationalisé l'accès à des contenus externes tels que les normes API et ASME, l'entreprise avait besoin d'un moyen optimisé et sécurisé de partager ses normes internes avec ses fournisseurs et sous-traitants afin d'accélérer le calendrier des projets et de suivre l'utilisation des contenus. Pour y parvenir, l'entreprise a commencé à utiliser les solutions de normes internes (ISS) d'Accuris en association avec Engineering Workbench (EWB), ce qui a donné des résultats significatifs et de grande envergure en améliorant considérablement son flux de travail de gestion des documents :
Une Collaboration et un Accès Immédiats
Partout dans le monde, les ingénieurs reçoivent des mises à jour en temps réel sur les normes et collaborent en toute fluidité grâce à des dossiers de projet partagés et à des outils d'annotation.
Des Décisions plus Rapides grâce à des Outils de Recherche Avancés
Les problèmes techniques qui prenaient autrefois des semaines sont désormais résolus en quelques minutes, ce qui améliore l'efficacité et les délais de réalisation des projets.
Efficacité Opérationnelle
A réduit l'équipe chargée de la distribution des normes de cinq à une seule personne, avec un taux d'adoption de près de 100 % chez les fournisseurs et une mise en route en 10 minutes.
Gestion Intelligente des Normes et de la Conformité
La mise à jour dynamique permet de maintenir les normes à jour et accessibles, tandis que la sécurité renforcée garantit la conformité à la norme ISO 9001.
Les défis de Sasol en Matière de Gestion des Documents Techniques
Afin de garantir une collaboration efficace avec ses fournisseurs et le respect de la réglementation sud-africaine en matière de maintenance, Sasol doit communiquer toutes les normes internes pertinentes à ses fournisseurs et sous-traitants dès leur intégration.
La saisie manuelle des données constituait un obstacle majeur dans l'ancien système, entraînant des pertes d'efficacité et des erreurs. En l'absence d'un système de gestion électronique des documents, Sasol distribuait ces dossiers de normes sur CD, en recourant à des services de messagerie pour leur livraison en main propre.
Les Défis liés aux Méthodes Traditionnelles de Contrôle des Documents chez Sasol
Les livraisons de CD ont souvent connu des retards importants, prenant parfois des semaines, voire des mois, pour parvenir à leur destinataire, ce qui a entraîné des retards dans les projets. Dans un cas, un CD a mis pas moins de 18 mois pour arriver à destination dans une région isolée.
Les projets impliquent souvent à la fois les ingénieurs internes de Sasol et des ingénieurs externes sous contrat, mais il n'existait aucune plateforme commune unique pour la collaboration sur l'élaboration des normes internes. Les ingénieurs de Sasol utilisaient SharePoint, tandis que les ingénieurs externes s'appuyaient sur les versions CD des normes. Cette approche disparate de la gestion des documents techniques était source de frustration, de redondances, de malentendus, de retards et d'erreurs.
Risques et Défis liés à l'Utilisation de Normes PDF Statiques dans les Systèmes de Gestion Électronique de Documents
Les normes contenues sur les CD étaient des versions PDF statiques des normes en vigueur à l'époque. Par conséquent, si des mises à jour étaient apportées à ces normes, les sous-traitants et fournisseurs de Sasol n'avaient pas accès à la version correcte. Cela compromettait l'intégrité des données, car l'ancien système ne pouvait pas garantir que toutes les équipes travaillaient avec les informations les plus précises et les plus récentes.
Les ingénieurs de Sasol et les équipes externes recherchaient manuellement les citations et les références dans les normes de l'entreprise. Lorsqu'ils examinaient les PDF ou les documents papier des normes internes de Sasol, ils tombaient sur une citation ou une référence et devaient en comprendre la pertinence. Pour ce faire, l'ingénieur recherchait la norme référencée, la trouvait et la lisait pour en extraire le contenu pertinent. Ce processus était long et source d'erreurs, en particulier si les versions des normes utilisées étaient incorrectes ou obsolètes.
Les ingénieurs internes de Sasol et les partenaires externes devaient répondre à des questions techniques liées aux normes et aux spécifications. Répondre à une question telle que « La taille de cette pompe est-elle adaptée à cette application ? » nécessitait un processus formel : remplir un formulaire de demande technique, l'envoyer au service de contrôle des documents, puis à un expert en la matière qui répondait à la question et la renvoyait au service de contrôle des documents, et enfin au demandeur. En moyenne, chaque demande technique prenait deux semaines à traiter, avec une à deux demandes soumises par jour, soit environ 500 demandes par an. Ces demandes pouvaient entraîner des retards ayant une incidence sur le calendrier des projets, en particulier si les ingénieurs avaient plusieurs questions sur les normes ou les exigences liées à leur projet.
Relever les Défis liés à la Traçabilité dans la Gestion des Documents Techniques avec les Fournisseurs
L'utilisation de normes PDF statiques empêchait Sasol d'avoir une visibilité sur la manière dont ses fournisseurs utilisaient les documents. Une gestion efficace des documents est essentielle pour garantir la traçabilité dans de tels scénarios.
Les fournisseurs téléchargeaient le contenu du CD sur leurs systèmes, hébergeant ainsi le contenu de Sasol sur leurs propres systèmes de gestion de documents, qui ne disposaient pas nécessairement de mesures de sécurité garanties. En conséquence, Sasol n'avait aucune visibilité sur la manière dont les fournisseurs utilisaient le contenu, ce qui entravait la traçabilité de leur part. L'absence de traçabilité empêche une organisation d'obtenir la certification de qualité (ISO 9001) pour ses processus.
Sans visibilité sur l'utilisation du contenu, Sasol ne peut pas prouver l'utilisation abusive des normes dans les procédures de litige, que ce soit par les fournisseurs ou par des tiers. De plus, il devient très difficile de surveiller les incohérences dans les travaux d'ingénierie. Avec de nombreux fournisseurs opérant selon des politiques et des processus d'entreprise variés, Sasol avait besoin d'un outil pour responsabiliser ces équipes de fournisseurs et garantir la cohérence du travail.
Les Résultats : Transformation de la Gestion des Normes Internes
La solution Internal Standards Solutions d'Accuris offre une plateforme sécurisée spécialement conçue pour accéder aux normes internes de l'entreprise, les comprendre, les mettre en œuvre et les partager au sein de l'organisation et avec des partenaires externes.
L'intégration d'ISS à Engineering Workbench a permis de créer un environnement numérique performant dans lequel les équipes internes et externes pouvaient accéder aux dernières normes et à la documentation de l'entreprise, et les partager. Ce système offrait des outils de collaboration en temps réel, tels que des fichiers et des dossiers de projet accessibles à la fois aux ingénieurs de Sasol et aux sous-traitants, garantissant ainsi que toutes les personnes concernées disposaient des informations les plus récentes et pouvaient communiquer efficacement les modifications.
Transformer la Gestion des Normes Internes
Principaux Résultats et Points à retenir
Sasol a d'abord déployé ISS auprès de ses fournisseurs, constatant une augmentation significative de la productivité. Témoin du succès de l'adoption d'ISS par ses fournisseurs, Sasol a étendu le déploiement à ses ingénieurs internes. Le choix du bon système de gestion documentaire a été déterminant pour obtenir ces résultats.
Par rapport à l'outil précédent, qui offrait moins de 10 % des fonctionnalités d'ISS, l'adoption d'ISS par les fournisseurs et les ingénieurs de Sasol a entraîné une augmentation considérable de la productivité :
- Un accès immédiat aux normes mises à jour à l'échelle mondiale, ce quiélimine les longs délais liés à la distribution de CD.
- Les ingénieurs externes ont désormais accès aux informations les plus récentes et reçoivent des notifications automatiques lorsque les normes relatives à leurs projets sont mises à jour ou révisées.
- Les ingénieurs internes de Sasol et les ingénieurs externes peuvent désormais partager l'accès au même dossier de projet, qui contient les documents nécessaires au projet et facilite la collaboration. Ils disposent également d'outils leur permettant d'ajouter des annotations, de laisser des commentaires, de créer des liens vers des contenus spécifiques et de partager des informations en toute fluidité.
- Une réduction considérable des effectifs nécessaires à la diffusion des normes, passant de cinq employés à temps plein à un seul, grâce aux outils et à l'accès fournis par ISS et Engineering Workbench.
- Une résolution quasi instantanée des questions techniques grâce à des fonctionnalités de recherche optimisées par l'IA, ce qui réduit les délais de réponse de plusieurs semaines à quelques minutes. Une fois l'ISS mis en place, les fournisseurs et les sous-traitants pouvaient se connecter, suivre la formation et commencer à utiliser le produit en moins de 10 minutes – une amélioration significative par rapport à l'attente de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois, pour recevoir leur contenu sur un CD. Sasol a constaté un taux d'adoption de près de 100 % parmi ses fournisseurs et sous-traitants, et a pu poursuivre son activité dans un monde en pleine mutation.
- Le traitement fastidieux des demandes techniques a gagné en efficacité grâce à l'introduction de fonctionnalités de recherche basées sur l'IA, connues sous le nom d'Assistant de recherche, qui alimentent les moteurs de recherche ISS et EWB. Les utilisateurs n'ont plus qu'à saisir leur requête pour obtenir instantanément la réponse. Cette fonctionnalité de recherche avancée au sein d'ISS et d'EWB surpasse les recherches par mots-clés classiques, y compris celles sur Google, grâce à son traitement du langage naturel, ses capacités de recherche sémantique et une IA entraînée sur la plus grande bibliothèque au monde de contenus d'ingénierie.
- Les cycles de deux semaines consacrés au traitement de centaines de demandes techniques chaque année ont été réduits à des recherches de deux minutes dans ISS et EWB, ce qui a considérablement amélioré le calendrier des projets et permis aux ingénieurs de se concentrer sur leurs tâches principales.
- Les ingénieurs peuvent désormais comprendre instantanément les citations et les références contenues dans les normes Sasol et les normes industrielles grâce à la fonctionnalité de liaison dynamique » disponible dans ISS et EWB. Les citations présentes dans les normes sont associées à des liens hypertextes vers les normes référencées, ce qui permet aux utilisateurs de consulter des résumés générés automatiquement lorsqu’ils survolent le lien, ou d’accéder à la norme référencée au niveau de la citation s’ils cliquent sur le lien. Ces liens sont mis à jour à mesure que les normes sont révisées, garantissant ainsi aux ingénieurs un accès immédiat aux informations les plus récentes.
- Une sécurité et une traçabilité accrues concernant l'accès aux documents et leur utilisation, essentielles au maintien de la certification ISO 9001.
Intégration Complète de la Gestion des Documents Techniques : Solutions d'Accuris
Fonctions de recherche puissantes. Outils de collaboration intuitifs. Contenu pertinent et actualisé.
L'adoption par Sasol des solutions Internal Standards Solutions au sein de la plateforme Engineering Workbench a établi une nouvelle norme dans les opérations d'ingénierie. En rationalisant la collaboration, en renforçant la sécurité des documents et en tirant parti d'une technologie d'IA de pointe, Sasol a non seulement amélioré sa productivité, mais s'est également positionné comme un leader dans l'adoption technologique dans l'industrie pétrochimique.
