Una guida autorevole, formativa e pratica per i professionisti dell'ingegneria e i responsabili tecnici.
Ogni team di ingegneri ha una versione di questa storia, che mette in luce le sfide legate alla ricerca sugli standard ingegneristici nell'odierno contesto complesso.
Un’ingegnere meccanico sta lavorando da quattro ore alla progettazione di un componente quando si interrompe per verificare la versione attuale di una specifica tecnica relativa a un determinato materiale. Controlla l’unità condivisa dell’azienda, ma trova diversi file con nomi simili, date diverse e nessuna indicazione chiara su quale sia quello di riferimento. Invia un’e-mail a un collega e rimane in attesa, causando un rallentamento nel processo decisionale relativo alla progettazione.
Questo scenario non è limitato a un singolo ingegnere o a un singolo team, ma riflette un problema diffuso nella ricerca sugli standard ingegneristici. Nonostante i progressi nella digitalizzazione, molte organizzazioni continuano ad affidarsi a processi manuali, sistemi di archiviazione frammentati, abbonamenti non integrati e conoscenze "tribali" per gestire gli standard ingegneristici. Questo approccio frammentato interessa diverse discipline ingegneristiche, tra cui l’ingegneria civile, l’ingegneria elettrica e l’ingegneria solare, causando inefficienze e un aumento dei costi.
La portata del problema è più ampia di quanto sembri
I lavoratori della conoscenza impiegano già quasi il 20% della loro settimana lavorativa a cercare informazioni interne o a contattare i colleghi per ottenere risposte. Per gli ingegneri, questo onere aumenta rapidamente.
Il panorama normativo è vasto e mutevole. L’American National Standards Institute (ANSI), l’Organizzazione internazionale per la normazione (ISO), l’Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE), la Society of Automotive Engineers (SAE), l’American Society of Mechanical Engineers (ASME), la National Fire Protection Association (NFPA) e decine di altri organismi di normazione pubblicano ciascuno documenti relativi a un determinato settore di prodotti. Per un’azienda di ingegneria di medie dimensioni, il corpus totale delle norme potenzialmente applicabili può raggiungere le decine di migliaia. Ogni documento di quel corpus ha un ciclo di revisione. Le nuove versioni sostituiscono quelle precedenti. I documenti di riferimento vengono ritirati. Gli emendamenti vengono pubblicati senza troppo clamore.
Quando i contenuti cambiano su quella scala e con quella frequenza, può sembrare impossibile trovare il documento aggiornato.
Perché la digitalizzazione da sola non è bastata a risolvere il problema
Il passaggio dalla carta al formato PDF ha risolto il problema dell’archiviazione e dell’accessibilità, ma non ha risolto il problema dell’analisi delle informazioni né la sfida di accedere alla versione più recente delle norme. Oggi la maggior parte delle organizzazioni si affida a un mosaico di abbonamenti alle norme, cartelle di rete condivise, siti SharePoint dipartimentali e catene di e-mail informali in cui gli ingegneri inoltrano i PDF. Questi sistemi isolati mancano di integrazione e non forniscono un tracciamento automatico delle revisioni, rendendo difficile garantire la conformità alle norme ingegneristiche più aggiornate.
Le ricerche dimostrano che oggi gli ingegneri dedicano più tempo alla ricerca di norme e linee guida tecniche rispetto a vent’anni fa. Questa inefficienza persiste nonostante la digitalizzazione, che avrebbe dovuto semplificare la consultazione e il recupero delle informazioni online. Al contrario, la proliferazione di strumenti e archivi non integrati tra loro crea ostacoli nel processo di ricerca delle norme.
Le norme a cui fanno riferimento diverse discipline ingegneristiche, quali i sistemi edilizi, la tecnologia sostenibile, la qualità dell’aria interna e la scienza del suolo, richiedono aggiornamenti tempestivi per garantire prestazioni e sicurezza. In assenza di un accesso centralizzato e di avvisi di revisione, gli ingegneri rischiano di lavorare sulla base di documenti obsoleti, il che può compromettere l’efficienza energetica, l’affidabilità dei prodotti e la conformità normativa.
Molte organizzazioni non dispongono di opzioni di stampa o download per le norme, il che limita l'accesso e la consultazione offline. Questo approccio frammentario alla ricerca sulle norme tecniche compromette i vantaggi offerti dalle norme internazionali e dai codici modello, che sono essenziali per la collaborazione globale e l'innovazione nell'ambiente costruito.
Il rischio a valle: ben più che una semplice perdita di tempo
La lentezza nel recupero dei documenti rappresenta un problema di produttività. Lavorare sulla base di una norma superata rappresenta un problema di responsabilità.
Nei settori in cui sono in gioco la sicurezza dei prodotti, le certificazioni normative o la conformità alle norme di esportazione (ad esempio: aerospaziale, dispositivi medici, automobilistico, difesa, energia), l'applicazione di uno standard obsoleto può invalidare i risultati di un test, comportare costose modifiche al progetto o creare una lacuna di conformità che emerge durante un audit.
I professionisti della conformità indicano costantemente l’aggiornamento delle politiche e dei processi, al fine di allinearli alle normative federali e agli standard di settore, come una delle principali sfide gestionali. Nel campo dell’ingegneria, tale sfida è complicata dal fatto che gli organismi di normazione seguono calendari di revisione indipendenti e non inviano agli ingegneri alcuna notifica quando un documento su cui il loro team fa affidamento subisce modifiche.
Nella maggior parte delle organizzazioni, l'onere di mantenersi aggiornati ricade sui singoli ingegneri o su una piccola struttura di bibliotecari tecnici, ma nessuna delle due soluzioni è in grado di stare al passo con il ritmo dei cambiamenti in un contesto normativo complesso.
Ecco come si presenta concretamente l’accesso a “Smarter Standards”
Le organizzazioni che sono riuscite a ridurre gli ostacoli alla ricerca in materia di standard condividono alcune caratteristiche.
Hanno centralizzato le loro librerie di standard in un unico database consultabile, sostituendo così le unità di disco e le caselle di posta sparse qua e là. Tale archivio è collegato direttamente al sistema di tracciamento delle revisioni, quindi gli ingegneri che stanno lavorando su un documento ricevono una notifica quando viene pubblicata una versione più recente. Inoltre, la fase di ricerca è talmente veloce che gli ingegneri non la saltano più. Trovare la risposta richiede meno tempo che tirare a indovinare.
È proprio qui che le piattaforme appositamente progettate creano un valore misurabile. Strumenti comeAccuris Engineering Workbenchsono concepiti intorno al flusso di lavoro effettivo degli ingegneri nella ricerca: non si limitano a ospitare i documenti, ma individuano la versione corretta, mostrano le catene di sostituzione e integrano l’accesso alle norme nel processo di progettazione e approvvigionamento, anziché considerarlo una fase separata.
La distinzione è importante. Un sistema generico di gestione dei documenti considera gli standard come semplici file. Una piattaforma di intelligence ingegneristica li considera invece come una base di conoscenze viva e interconnessa, che può essere esplorata e non solo consultata.
Il divario nel controllo delle versioni di cui nessuno parla
Il controllo delle versioni delle norme è uno degli aspetti meno discussi della gestione dei documenti tecnici, ma anche uno dei più rilevanti.
Quando un'organizzazione acquista o scarica una norma, quel documento inizia immediatamente a diventare obsoleto.
I cicli di revisione degli principali organismi di normazione durano in genere dai tre ai cinque anni, ma emendamenti, rettifiche e revisioni provvisorie possono essere pubblicati in qualsiasi momento. Senza un sistema che monitori lo stato dei documenti attualmente in uso, l’organizzazione non dispone di un modo affidabile per sapere quali dei propri progetti attuali siano basati sui requisiti vigenti e quali no.
La situazione si complica ulteriormente nei progetti multidisciplinari, in cui team diversi fanno riferimento a norme emanate da organismi diversi e potrebbero lavorare su versioni diverse degli stessi documenti senza rendersene conto. Un ingegnere dei materiali e un ingegnere strutturale che lavorano allo stesso assemblaggio potrebbero disporre ciascuno della versione “attuale” di una norma, risalente a momenti diversi nel tempo.
Le piattaforme progettate per la gestione delle informazioni tecniche ingegneristiche risolvono questo problema mantenendo l’aggiornamento come attributo dinamico di ogni documento, anziché come verifica una tantum al momento del download. Gli ingegneri che cercano un documento non vedono solo il documento stesso, ma anche il suo stato: attuale, superato, in fase di revisione. Questo contesto influisce sulla qualità delle decisioni prese a valle.
A favore di un processo di ricerca più efficace
Le ragioni economiche a favore di un miglioramento dell’accesso alla ricerca sugli standard sono chiare, ma spesso non vengono espresse in modo esplicito perché il costo è invisibile. Il tempo dedicato alla ricerca non compare nel programma di un progetto come “latenza nella ricerca sugli standard”. Si manifesta invece sotto forma di ritardi nelle decisioni, rielaborazioni e sovraccarico di lavoro che sembrano normali attriti di progetto.
Rendere visibile il costo è il primo passo. Un team di dieci ingegneri che dedica in media due ore alla settimana a districarsi tra le norme, effettuare ricerche, verificare, inoltrare e confermare, perde ogni settimana, ogni anno, l’equivalente di un ingegnere in termini di tempo produttivo a causa di un processo che, con strumenti più efficaci, potrebbe essere in gran parte automatizzato.
La questione non è se i team di ingegneri possano permettersi di modernizzare il proprio flusso di lavoro nella ricerca sugli standard. La questione è se possano permettersi di continuare a gestirlo come hanno sempre fatto.
La fase di ricerca merita la stessa attenzione della fase di progettazione
Le aziende del settore ingegneristico investono ingenti somme in strumenti CAD, software di simulazione e sistemi PLM.
L’infrastruttura di ricerca su cui si basano tutti questi strumenti — ovvero gli standard, le specifiche e i requisiti normativi che definiscono gli obiettivi che un progetto deve raggiungere — riceve spesso solo una minima parte di tale attenzione.
Per colmare questa lacuna è necessario considerare l’accesso agli standard come un problema fondamentale del flusso di lavoro, anziché come un semplice inconveniente secondario. I team che lo fanno ne vedono subito i benefici: decisioni di progettazione più rapide, documentazione di conformità più chiara e la fine di quelle interminabili catene di email che iniziano con “Qualcuno sa se questa specifica è ancora valida?”.
Se la vostra organizzazione è pronta ad approfondire il modo in cui gli ingegneri consultano e gestiscono le norme tecniche, scoprite comeAccuris Engineering Workbenchsemplifica il processo di ricerca, dalla ricerca alla decisione.
Risorse correlate
Fonti
- McKinsey Global Institute. “L’economia sociale: sbloccare valore e produttività attraverso le tecnologie sociali”. Luglio 2012.https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy— Una risorsa fondamentale che mette in luce le sfide in materia di produttività legate alle inefficienze nella ricerca delle informazioni negli ambienti professionali.
- Biblioteche dell’Oklahoma State University. “Guida alle norme dell’associazione”. Panoramica su ASTM International.https://info.library.okstate.edu/standards/association— Guida completa alle norme ASTM, alle applicazioni nel campo della scienza dei materiali e al ruolo delle norme di riferimento del settore nella ricerca ingegneristica.
- Cottrill Research. “Statistiche da vari sondaggi: i lavoratori dedicano troppo tempo alla ricerca di informazioni”. Novembre 2013.https://cottrillresearch.com/various-survey-statistics-workers-spend-too-much-time-searching-for-information/— Dati statistici sull’impatto di un recupero inefficiente delle informazioni tecniche sulla produttività sul posto di lavoro.
- Conformità e rischi. “24 dati che ogni responsabile della conformità dovrebbe conoscere nel 2024”. Luglio 2024.https://www.complianceandrisks.com/blog/24-stats-every-chief-compliance-officer-should-know-in-2024/— Approfondimenti sulle sfide in materia di conformità, tra cui gli standard incorporati per riferimento (IBR) e la gestione delle specifiche e dei codici federali.
- IEEE. “Migliorare il ROI attraverso una ricerca più intelligente: il ROI di IEEE Xplore 2024.” Novembre 2024.https://innovate.ieee.org/wp-content/uploads/2024/11/ROI-of-IEEE-Xplore-Bro-2024.pdf— Analisi dei vantaggi derivanti dall’accesso ad articoli tecnici e atti di conferenze pubblicati attraverso la biblioteca digitale di ingegneria per una ricerca più approfondita sugli standard ingegneristici.
