Un leadership éclairé, à la fois faisant autorité, pédagogique et pratique, destiné aux professionnels de l'ingénierie et aux responsables techniques.
Chaque équipe d'ingénieurs a sa propre version de cette histoire, qui met en lumière les défis liés à la recherche sur les normes d'ingénierie dans le contexte complexe d'aujourd'hui.
Une ingénieure en mécanique travaille depuis quatre heures sur la conception d'un composant lorsqu'elle s'interrompt pour vérifier la version actuelle d'une spécification technique relative à un matériau donné. Elle consulte le disque partagé de l'entreprise, mais y trouve plusieurs fichiers aux noms similaires, portant des dates différentes, sans indication claire permettant de déterminer lequel fait autorité. Elle envoie un e-mail à un collègue et attend, ce qui entraîne un blocage dans la prise de décision concernant la conception.
Ce scénario n'est pas propre à un ingénieur ou à une équipe en particulier ; il reflète un problème largement répandu dans le domaine de la recherche sur les normes d'ingénierie. Malgré les progrès de la numérisation, de nombreuses organisations s'appuient encore sur des processus manuels, des systèmes de fichiers fragmentés, des abonnements disparates et un savoir « tribal » pour gérer leurs normes d'ingénierie. Cette approche fragmentée touche diverses disciplines de l'ingénierie, notamment le génie civil, le génie électrique et le génie solaire, ce qui entraîne des pertes d'efficacité et une augmentation des coûts.
L'ampleur du problème est plus grande qu'il n'y paraît
Les travailleurs du savoir consacrent déjà près de 20 % de leur semaine de travail à rechercher des informations en interne ou à solliciter leurs collègues pour obtenir des réponses. Pour les ingénieurs, cette charge s'alourdit rapidement.
Le paysage normatif est vaste et instable. L’American National Standards Institute (ANSI), l’Organisation internationale de normalisation (ISO), l’Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE), la Society of Automotive Engineers (SAE), l’American Society of Mechanical Engineers (ASME), la National Fire Protection Association (NFPA) et des dizaines d’organismes de normalisation publient chacun des documents relatifs à un domaine de produits donné. Pour une entreprise d'ingénierie de taille moyenne, l'ensemble des normes potentiellement applicables peut atteindre plusieurs dizaines de milliers. Chaque document de cet ensemble suit un cycle de révision. Les nouvelles versions remplacent les anciennes. Les documents référencés sont retirés. Des amendements sont publiés sans grande publicité.
Lorsque le contenu évolue à une telle échelle et à une telle fréquence, il peut sembler impossible de retrouver le document à jour.
Pourquoi la numérisation à elle seule n'a pas suffi à résoudre ce problème
Le passage du papier au format PDF a résolu le problème de stockage et d’accessibilité, mais il n’a pas résolu le problème de l’exploitation des informations ni celui de l’accès à la dernière version des normes. Aujourd’hui, la plupart des organisations s’appuient sur un ensemble disparate d’abonnements aux normes, de dossiers réseau partagés, de sites SharePoint départementaux et de chaînes d’e-mails informelles dans lesquelles les ingénieurs se transmettent des fichiers PDF. Ces systèmes isolés manquent d’intégration et n’offrent pas de suivi automatique des révisions, ce qui rend difficile la garantie de la conformité aux normes d’ingénierie les plus récentes.
Des études montrent que les ingénieurs consacrent aujourd’hui plus de temps à la recherche de normes et de directives techniques qu’il y a vingt ans. Ce manque d’efficacité persiste malgré la numérisation, qui était censée faciliter la lecture et la recherche en ligne. Au contraire, la multiplication d’outils et de bases de données disparates entrave le processus de recherche de normes.
Les normes auxquelles se réfèrent plusieurs disciplines d'ingénierie, telles que les systèmes de construction, les technologies durables, la qualité de l'air intérieur et la science des sols, doivent être mises à jour régulièrement afin de garantir leur performance et la sécurité. En l'absence d'un accès centralisé et d'alertes en cas de révision, les ingénieurs risquent de travailler à partir de documents obsolètes, ce qui peut compromettre l'efficacité énergétique, la fiabilité des produits et la conformité réglementaire.
De nombreuses organisations ne proposent pas de possibilités d'impression ou de téléchargement des normes, ce qui limite leur accès et leur consultation hors ligne. Cette approche fragmentée de la recherche sur les normes d'ingénierie sape les avantages des normes internationales et des codes types, qui sont essentiels à la collaboration mondiale et à l'innovation dans le domaine de l'environnement bâti.
Le risque en aval : bien plus qu'une simple perte de temps
La lenteur dans la recherche de documents constitue un problème de productivité. Travailler à partir d'une norme obsolète constitue un problème de responsabilité.
Dans les secteurs où la sécurité des produits, la certification réglementaire ou la conformité aux exigences en matière d'exportation sont en jeu (par exemple, l'aérospatiale, les dispositifs médicaux, l'automobile, la défense, l'énergie), l'application d'une norme obsolète peut invalider un résultat d'essai, entraîner des modifications coûteuses de la conception ou créer un écart de conformité qui apparaîtra lors d'un audit.
Les professionnels de la conformité citent régulièrement la mise à jour des politiques et des processus afin de les aligner sur les réglementations fédérales et les normes sectorielles comme l’un de leurs principaux défis de gestion. Dans le domaine de l’ingénierie, ce défi est compliqué par le fait que les organismes de normalisation suivent leurs propres calendriers de révision indépendants et n’envoient pas de notification aux ingénieurs lorsqu’un document dont dépend leur équipe a été modifié.
Dans la plupart des organisations, la charge de rester à jour incombe aux ingénieurs eux-mêmes ou à une petite équipe de documentalistes techniques, mais ni les uns ni les autres ne sont en mesure de s'adapter efficacement au rythme des changements dans un environnement réglementaire complexe.
À quoi ressemble concrètement l'accès aux normes « Smarter » ?
Les organisations qui ont réussi à réduire les frictions liées à la recherche sur les normes présentent certaines caractéristiques communes.
Ils ont centralisé leurs bibliothèques de normes dans une base de données unique consultable, remplaçant ainsi les disques durs et les boîtes de réception éparpillés. Ce référentiel est directement relié au suivi des révisions ; ainsi, les ingénieurs travaillant sur un document sont avertis dès qu’une version plus récente est publiée. De plus, la recherche est suffisamment rapide pour que les ingénieurs ne la négligent plus. Trouver la réponse prend moins de temps que de deviner.
C'est là que les plateformes spécialement conçues à cet effet apportent une valeur ajoutée mesurable. Des outils telsqu'Accuris Engineering Workbenchs'articulent autour du flux de travail réel des ingénieurs en matière de recherche : ils ne se contentent pas d'héberger des documents, mais permettent de mettre en avant la bonne version, d'afficher les chaînes de remplacement et d'intégrer l'accès aux normes dans le processus de conception et d'approvisionnement, plutôt que de le traiter comme une étape distincte.
Cette distinction est importante. Un système général de gestion documentaire traite les normes comme de simples fichiers. Une plateforme d'intelligence technique les considère quant à elle comme un ensemble de connaissances dynamiques et interconnectées, dans lesquelles il est possible de naviguer, et non pas simplement d'extraire des informations.
Le fossé en matière de contrôle de version dont personne ne parle
Le contrôle de version des normes est l'un des aspects les moins abordés de la gestion des documents techniques, et pourtant l'un des plus importants.
Lorsqu'une organisation achète ou télécharge une norme, ce document commence immédiatement à vieillir.
Les cycles de révision des principaux organismes de normalisation s'étendent généralement sur trois à cinq ans, mais des amendements, des rectificatifs et des révisions intermédiaires peuvent paraître à tout moment. Sans un système permettant de suivre l'état d'avancement des documents en cours d'utilisation, l'organisation ne dispose d'aucun moyen fiable de savoir lesquels de ses projets actuels reposent sur des exigences à jour et lesquels n'en tiennent pas compte.
Ce problème est encore aggravé dans le cadre de projets pluridisciplinaires, où différentes équipes se réfèrent à des normes émanant d’organismes différents et peuvent travailler sur des versions différentes d’un même document sans s’en rendre compte. Un ingénieur en matériaux et un ingénieur en structure travaillant sur le même assemblage peuvent chacun disposer de la version « actuelle » d’une norme, mais datant de moments différents.
Les plateformes conçues pour la gestion des informations techniques d'ingénierie répondent à ce besoin en faisant de l'actualité un attribut dynamique de chaque document, et non une simple vérification ponctuelle effectuée au moment du téléchargement. Les ingénieurs qui recherchent un document ne voient pas seulement le document lui-même, mais aussi son statut : à jour, remplacé, en cours de révision. Ce contexte influe sur la qualité des décisions prises en aval.
Plaider en faveur d'un meilleur processus de recherche
Les arguments économiques en faveur d’un meilleur accès à la recherche sur les normes sont évidents, mais ils ne sont souvent pas formulés explicitement car leur coût est invisible. Le temps consacré à la recherche n’apparaît pas dans le calendrier d’un projet sous la forme d’un « temps de latence lié à la recherche sur les normes ». Il se traduit plutôt par des retards dans la prise de décision, des retouches et des surcoûts liés au calendrier, qui ressemblent à des frictions normales inhérentes à un projet.
La première étape consiste à rendre ce coût visible. Une équipe de dix ingénieurs qui consacre en moyenne deux heures par semaine à consulter les normes, effectuer des recherches, vérifier, transmettre et confirmer des informations perd chaque semaine, chaque année, l'équivalent d'un ingénieur en temps de travail productif, au profit d'un processus qu'un meilleur outillage permettrait d'automatiser en grande partie.
La question n'est pas de savoir si les équipes d'ingénieurs ont les moyens de moderniser leur processus de recherche sur les normes. La question est de savoir si elles peuvent se permettre de continuer à le gérer comme elles l'ont toujours fait.
La phase de recherche mérite autant d'attention que la phase de conception
Les entreprises d'ingénierie investissent massivement dans des outils de CAO, des logiciels de simulation et des systèmes PLM.
L'infrastructure de recherche qui sous-tend tous ces outils — les normes, les spécifications et les exigences réglementaires qui définissent les objectifs qu'une conception doit atteindre — ne bénéficie souvent que d'une attention très limitée.
Pour combler ce fossé, il faut considérer l’accès aux normes comme un enjeu majeur du flux de travail, et non comme un simple inconvénient secondaire. Les équipes qui adoptent cette approche en constatent rapidement les avantages : des décisions de conception plus rapides, une documentation de conformité plus claire et la fin de ces longues chaînes d’e-mails qui commencent par « Est-ce que quelqu’un sait si cette spécification est toujours d’actualité ? »
Si votre entreprise est prête à examiner de plus près la manière dont les ingénieurs consultent et gèrent les normes techniques, découvrez commentAccuris Engineering Workbenchrationalise le processus de recherche, de la recherche à la prise de décision.
Ressources connexes
Sources
- McKinsey Global Institute. « L'économie sociale : libérer la valeur et la productivité grâce aux technologies sociales ». Juillet 2012.https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy— Une ressource essentielle mettant en lumière les défis en matière de productivité liés aux inefficacités de la recherche d'informations dans les environnements professionnels.
- Bibliothèques de l’Université d’État de l’Oklahoma. « Guide des normes de l’association ». Présentation générale de l’ASTM International.https://info.library.okstate.edu/standards/association— Guide complet sur les normes ASTM, leurs applications en science des matériaux et le rôle des normes de référence dans la recherche en ingénierie.
- Cottrill Research. « Diverses statistiques d'enquête : les employés passent trop de temps à rechercher des informations ». Novembre 2013.https://cottrillresearch.com/various-survey-statistics-workers-spend-too-much-time-searching-for-information/— Données statistiques sur l'impact d'une recherche inefficace d'informations techniques sur la productivité au travail.
- Conformité et risques. « 24 statistiques que tout responsable de la conformité devrait connaître en 2024 ». Juillet 2024.https://www.complianceandrisks.com/blog/24-stats-every-chief-compliance-officer-should-know-in-2024/— Aperçu des défis liés à la conformité, notamment les normes incorporées par référence (IBR) et la prise en compte des spécifications et codes fédéraux.
- IEEE. « Améliorer le retour sur investissement grâce à une recherche plus intelligente : le retour sur investissement d'IEEE Xplore 2024. » Novembre 2024.https://innovate.ieee.org/wp-content/uploads/2024/11/ROI-of-IEEE-Xplore-Bro-2024.pdf— Analyse des avantages liés à l’accès aux articles techniques et aux actes de conférences publiés via la bibliothèque numérique d’ingénierie, en vue d’améliorer la recherche sur les normes d’ingénierie.
