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Todos los equipos de ingeniería tienen una historia similar, que pone de manifiesto los retos que plantea la investigación sobre normas de ingeniería en el complejo entorno actual.
Una ingeniera mecánica lleva cuatro horas trabajando en el diseño de un componente cuando hace una pausa para confirmar la revisión actual de una especificación de material concreta. Consulta la unidad compartida de la organización, pero encuentra varios archivos con nombres similares, fechas diferentes y sin ninguna indicación clara de cuál es el definitivo. Envía un correo electrónico a un compañero y espera, lo que provoca que la decisión sobre el diseño se estanque.
Esta situación no es exclusiva de un ingeniero o un equipo concreto; refleja un problema generalizado en la investigación sobre normas de ingeniería. A pesar de los avances en la digitalización, muchas organizaciones siguen recurriendo a procesos manuales, sistemas de archivos fragmentados, suscripciones inconexas y conocimientos «tribales» para gestionar las normas de ingeniería. Este enfoque fragmentado afecta a diversas disciplinas de la ingeniería, entre ellas la ingeniería civil, la ingeniería eléctrica y la ingeniería solar, lo que da lugar a ineficiencias y a un aumento de los costes.
El alcance del problema es mayor de lo que parece
Los trabajadores del conocimiento ya dedican casi el 20 % de su semana laboral a buscar información interna o a pedir respuestas a sus compañeros. En el caso de los ingenieros, esa carga se agrava rápidamente.
El panorama normativo es amplio e inestable. El Instituto Nacional Estadounidense de Normalización (ANSI), la Organización Internacional de Normalización (ISO), el Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos (IEEE), la Sociedad de Ingenieros de Automoción (SAE), la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos (ASME), la Asociación Nacional de Protección contra Incendios (NFPA) y docenas de organismos de normalización publican cada uno documentos relevantes para un ámbito de producto concreto. Para una empresa de ingeniería de tamaño medio, el conjunto total de normas potencialmente aplicables puede alcanzar las decenas de miles. Cada documento de ese conjunto tiene un ciclo de revisión. Las nuevas versiones sustituyen a las antiguas. Los documentos a los que se hace referencia se retiran. Las enmiendas se publican sin apenas repercusión.
Cuando el contenido cambia a esa escala y con esa frecuencia, puede parecer imposible encontrar el documento actualizado.
Por qué la digitalización por sí sola no solucionó este problema
El paso del papel al formato PDF resolvió el problema del almacenamiento y la accesibilidad, pero no resolvió el problema de la información ni el reto de acceder a la última versión de las normas. La mayoría de las organizaciones recurren hoy en día a una mezcla heterogénea de suscripciones a normas, carpetas compartidas en red, sitios departamentales de SharePoint y cadenas informales de correos electrónicos en las que los ingenieros reenvían archivos PDF. Estos sistemas aislados carecen de integración y no ofrecen un seguimiento automático de las revisiones, lo que dificulta garantizar el cumplimiento de las normas de ingeniería más actuales.
Las investigaciones revelan que, en la actualidad, los ingenieros dedican más tiempo a buscar normas y directrices técnicas que hace dos décadas. Esta ineficiencia persiste a pesar de la digitalización, de la que se esperaba que agilizara la lectura y la búsqueda en línea. Por el contrario, la proliferación de herramientas y repositorios inconexos genera dificultades en el proceso de búsqueda de normas.
Las normas a las que hacen referencia múltiples disciplinas de ingeniería, como los sistemas de edificación, la tecnología sostenible, la calidad del aire interior y la edafología, requieren actualizaciones periódicas para garantizar el rendimiento y la seguridad. Sin un acceso centralizado ni alertas de revisión, los ingenieros corren el riesgo de trabajar con documentos obsoletos, lo que puede comprometer la eficiencia energética, la fiabilidad de los productos y el cumplimiento normativo.
Muchas organizaciones carecen de opciones para imprimir o descargar las normas, lo que limita el acceso y la consulta sin conexión. Este enfoque fragmentado de la búsqueda de normas de ingeniería socava las ventajas de las normas internacionales y los códigos modelo, que son esenciales para la colaboración y la innovación a nivel mundial en el ámbito de la construcción.
El riesgo derivado: algo más que la pérdida de tiempo
La lentitud en la recuperación de documentos supone un problema de productividad. Trabajar con una norma obsoleta supone un problema de responsabilidad.
En los sectores en los que intervienen la seguridad de los productos, la certificación reglamentaria o el cumplimiento de la normativa de exportación (por ejemplo, el sector aeroespacial, el de los dispositivos médicos, el automovilístico, el de la defensa y el energético), la aplicación de una norma obsoleta puede invalidar el resultado de un ensayo, dar lugar a costosas modificaciones en el diseño o generar un incumplimiento normativo que salga a la luz durante una auditoría.
Los profesionales del cumplimiento normativo señalan constantemente que actualizar las políticas y los procesos para adaptarlos a la normativa federal y a las normas del sector es uno de sus principales retos de gestión. En el ámbito de la ingeniería, este reto se complica por el hecho de que los organismos de normalización siguen sus propios calendarios de revisión independientes y no envían a los ingenieros ninguna notificación cuando se modifica un documento del que depende su equipo.
En la mayoría de las organizaciones, la responsabilidad de mantenerse al día recae en los propios ingenieros o en un pequeño equipo de bibliotecarios técnicos, y ninguno de estos dos grupos puede adaptarse adecuadamente al ritmo de cambio que se da en un entorno normativo complejo.
Cómo es realmente el acceso a los estándares más avanzados
Las organizaciones que han reducido las barreras a la investigación en materia de normas comparten algunas características.
Han centralizado sus bibliotecas de normas en una única base de datos con función de búsqueda, sustituyendo así las unidades de disco y las bandejas de entrada dispersas. Ese repositorio está directamente vinculado al control de revisiones, por lo que los ingenieros que trabajan con un documento reciben una notificación cuando se publica una versión más reciente. Además, la fase de búsqueda es tan rápida que los ingenieros ya no se la saltan. Encontrar la respuesta lleva menos tiempo que adivinarla.
Es aquí donde las plataformas diseñadas específicamente para este fin aportan un valor cuantificable. Herramientas comoAccuris Engineering Workbenchse han desarrollado en torno al flujo de trabajo real de los ingenieros en materia de investigación: no se limitan a alojar documentos, sino que muestran la versión correcta, indican las cadenas de sustitución e integran el acceso a las normas en el proceso de diseño y adquisición, en lugar de tratarlo como un paso independiente.
La distinción es importante. Un sistema general de gestión de documentos trata las normas como simples archivos. Una plataforma de inteligencia de ingeniería las trata como conocimiento vivo e interconectado por el que se puede navegar, y no solo recuperar.
La brecha en el control de versiones de la que nadie habla
El control de versiones de las normas es uno de los aspectos menos tratados de la gestión de documentos de ingeniería y, al mismo tiempo, uno de los más importantes.
Cuando una organización adquiere o descarga una norma, ese documento queda inmediatamente obsoleto.
Los ciclos de revisión de los principales organismos de normalización suelen durar entre tres y cinco años, pero las enmiendas, las correcciones y las revisiones provisionales pueden producirse en cualquier momento. Sin un sistema que supervise el estado de los documentos en uso, la organización no dispone de una forma fiable de saber cuáles de sus diseños actuales se basan en los requisitos vigentes y cuáles no.
Esta situación se agrava en los proyectos multidisciplinares, en los que los distintos equipos se basan en normas de diferentes organismos y pueden estar trabajando con versiones diferentes de los documentos sin darse cuenta. Un ingeniero de materiales y un ingeniero estructural que trabajen en el mismo conjunto pueden tener cada uno la versión «actual» de una norma, pero correspondiente a momentos distintos.
Las plataformas diseñadas para la gestión de información técnica de ingeniería abordan esta cuestión manteniendo la vigencia como un atributo dinámico de cada documento, y no como una comprobación puntual en el momento de la descarga. Los ingenieros que buscan un documento no solo ven el documento en sí, sino también su estado: vigente, sustituido o en proceso de revisión. Ese contexto influye en la calidad de la decisión que se toma posteriormente.
Argumentos a favor de un mejor proceso de investigación
Los argumentos a favor de mejorar el acceso a la investigación sobre normas son claros, pero a menudo no se exponen de forma explícita porque el coste es invisible. El tiempo dedicado a la búsqueda no aparece en el calendario del proyecto como «latencia en la investigación sobre normas». Se manifiesta en forma de retrasos en la toma de decisiones, trabajo repetido y sobrecarga en el calendario, lo que parece una fricción normal del proyecto.
Hacer visible el coste es el primer paso. Un equipo de diez ingenieros que dedica una media de dos horas a la semana a consultar normas, buscar, verificar, reenviar y confirmar información está perdiendo el equivalente a un ingeniero completo en tiempo productivo cada semana, cada año, en un proceso que unas herramientas más adecuadas podrían automatizar en gran medida.
La cuestión no es si los equipos de ingeniería pueden permitirse modernizar su flujo de trabajo de investigación sobre normas. La cuestión es si pueden permitirse seguir gestionándolo como siempre lo han hecho.
La fase de investigación merece tanta atención como la fase de diseño
Las empresas de ingeniería realizan importantes inversiones en herramientas CAD, software de simulación y sistemas PLM.
La infraestructura de investigación en la que se basan todas esas herramientas —las normas, las especificaciones y los requisitos normativos que definen lo que debe lograr un diseño— suele recibir solo una mínima parte de esa atención.
Para cerrar esa brecha, es necesario abordar el acceso a las normas como un problema fundamental del flujo de trabajo, en lugar de considerarlo un inconveniente secundario. Los equipos que lo hacen notan rápidamente los beneficios: decisiones de diseño más rápidas, documentación de cumplimiento más clara y el fin de esos interminables hilos de correo electrónico que empiezan con «¿Alguien sabe si esta especificación sigue vigente?».
Si su organización está dispuesta a analizar más a fondo cómo acceden los ingenieros a las normas técnicas y cómo las gestionan, descubra cómoAccuris Engineering Workbenchagiliza el proceso de investigación, desde la búsqueda hasta la toma de decisiones.
Recursos relacionados
Fuentes
- McKinsey Global Institute. «La economía social: cómo generar valor y productividad mediante las tecnologías sociales». Julio de 2012.https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy— Un recurso clave que destaca los retos de productividad relacionados con las ineficiencias en la búsqueda de información en entornos profesionales.
- Bibliotecas de la Universidad Estatal de Oklahoma. «Guía de normas de la asociación». Descripción general de ASTM International.https://info.library.okstate.edu/standards/association— Guía exhaustiva sobre las normas ASTM, sus aplicaciones en la ciencia de los materiales y el papel que desempeñan las normas líderes del sector en la investigación en ingeniería.
- Cottrill Research. «Datos estadísticos de diversas encuestas: los trabajadores dedican demasiado tiempo a buscar información». Noviembre de 2013.https://cottrillresearch.com/various-survey-statistics-workers-spend-too-much-time-searching-for-information/— Datos estadísticos sobre el impacto que tiene la ineficiencia en la búsqueda de información técnica en la productividad laboral.
- Cumplimiento normativo y riesgos. «24 estadísticas que todo responsable de cumplimiento normativo debería conocer en 2024». Julio de 2024.https://www.complianceandrisks.com/blog/24-stats-every-chief-compliance-officer-should-know-in-2024/— Análisis de los retos en materia de cumplimiento normativo, incluidas las normas incorporadas por referencia (IBR) y cómo orientarse entre las especificaciones y los códigos federales.
- IEEE. «Mejorar el retorno de la inversión mediante una investigación más inteligente: el retorno de la inversión de IEEE Xplore en 2024». Noviembre de 2024.https://innovate.ieee.org/wp-content/uploads/2024/11/ROI-of-IEEE-Xplore-Bro-2024.pdf— Análisis de las ventajas de acceder a artículos técnicos y actas de congresos publicados a través de la biblioteca digital de ingeniería para mejorar la investigación sobre normas de ingeniería.
