Maßgebliche, lehrreiche und praxisorientierte Vordenkerrolle für Ingenieure und technische Führungskräfte.
Jedes Entwicklerteam kennt eine ähnliche Geschichte, die die Herausforderungen der Recherche nach technischen Standards im komplexen Umfeld von heute verdeutlicht.
Eine Maschinenbauingenieurin arbeitet bereits seit vier Stunden an der Konstruktion eines Bauteils, als sie eine Pause einlegt, um die aktuelle Version einer bestimmten Werkstoffspezifikation zu überprüfen. Sie durchsucht das gemeinsame Laufwerk des Unternehmens, findet jedoch mehrere Dateien mit ähnlichen Namen und unterschiedlichen Datumsangaben, ohne dass klar ersichtlich ist, welche davon maßgeblich ist. Sie schickt eine E-Mail an einen Kollegen und wartet, wodurch die Konstruktionsentscheidung ins Stocken gerät.
Dieses Szenario ist nicht auf einen einzelnen Ingenieur oder ein einzelnes Team beschränkt, sondern spiegelt ein weit verbreitetes Problem in der Forschung zu technischen Normen wider. Trotz der Fortschritte bei der Digitalisierung stützen sich viele Organisationen bei der Verwaltung technischer Normen nach wie vor auf manuelle Prozesse, fragmentierte Dateisysteme, nicht miteinander verknüpfte Abonnements und „Stammeswissen“. Dieser fragmentierte Ansatz betrifft verschiedene Ingenieurdisziplinen, darunter Bauingenieurwesen, Elektrotechnik und Solartechnik, und führt zu Ineffizienzen und erhöhten Kosten.
Das Ausmaß des Problems ist größer, als es den Anschein hat
Wissensarbeiter verlieren bereits fast 20 Prozent ihrer Arbeitszeit damit, nach internen Informationen zu suchen oder Kollegen um Antworten zu bitten. Für Ingenieure vergrößert sich diese Belastung noch rasant.
Die Normenlandschaft ist umfangreich und im ständigen Wandel begriffen. Das American National Standards Institute (ANSI), die Internationale Organisation für Normung (ISO), das Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE), die Society of Automotive Engineers (SAE), die American Society of Mechanical Engineers (ASME), die National Fire Protection Association (NFPA) sowie Dutzende weiterer Normungsorganisationen veröffentlichen jeweils Dokumente, die für einen bestimmten Produktbereich relevant sind. Für ein mittelständisches Ingenieurbüro kann der Gesamtbestand potenziell anwendbarer Normen mehrere Zehntausend betragen. Jedes Dokument in diesem Bestand unterliegt einem Überarbeitungszyklus. Neue Versionen ersetzen alte. Referenzierte Dokumente werden zurückgezogen. Änderungen werden ohne großes Aufsehen veröffentlicht.
Wenn sich Inhalte in diesem Umfang und mit dieser Häufigkeit ändern, kann es fast unmöglich erscheinen, das aktuelle Dokument zu finden.
Warum die Digitalisierung allein das Problem nicht gelöst hat
Der Wechsel von Papier zu PDF löste zwar das Problem der Speicherung und des Zugriffs, aber nicht das Problem der Informationsverwertung oder die Herausforderung, auf die aktuellste Version der Normen zuzugreifen. Die meisten Unternehmen stützen sich heute auf ein Flickwerk aus Normenabonnements, gemeinsam genutzten Netzwerkordnern, abteilungsinternen SharePoint-Seiten und informellen E-Mail-Ketten, in denen Ingenieure PDF-Dateien weiterleiten. Diesen isolierten Systemen fehlt es an Integration und sie bieten keine automatische Versionsverfolgung, was es schwierig macht, die Einhaltung der aktuellsten technischen Normen sicherzustellen.
Untersuchungen zeigen, dass Ingenieure heute mehr Zeit mit der Suche nach Normen und technischen Richtlinien verbringen als noch vor zwei Jahrzehnten. Diese Ineffizienz besteht trotz der Digitalisierung fort, von der man sich eigentlich eine Rationalisierung des Online-Lesens und -Auffindens erhofft hatte. Stattdessen führt die zunehmende Verbreitung voneinander getrennter Tools und Repositorien zu Reibungsverlusten im Prozess der Normenrecherche.
Normen, auf die in verschiedenen Ingenieurdisziplinen wie Gebäudetechnik, nachhaltiger Technologie, Raumluftqualität und Bodenkunde Bezug genommen wird, müssen rechtzeitig aktualisiert werden, um Leistung und Sicherheit zu gewährleisten. Ohne zentralen Zugriff und Benachrichtigungen über Änderungen besteht die Gefahr, dass Ingenieure mit veralteten Dokumenten arbeiten, was die Energieeffizienz, die Produktzuverlässigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beeinträchtigen kann.
In vielen Organisationen fehlen Druck- oder Download-Optionen für Normen, was den Offline-Zugriff und die Durchsicht einschränkt. Dieser fragmentierte Ansatz bei der Recherche nach technischen Normen untergräbt die Vorteile internationaler Normen und Mustervorschriften, die für die globale Zusammenarbeit und Innovation im Bauwesen von entscheidender Bedeutung sind.
Das nachgelagerte Risiko: Mehr als nur verlorene Zeit
Ein langsamer Zugriff auf Dokumente beeinträchtigt die Produktivität. Die Arbeit mit einer veralteten Norm birgt Haftungsrisiken.
In Branchen, in denen es um Produktsicherheit, behördliche Zertifizierungen oder die Einhaltung von Exportvorschriften geht (z. B. Luft- und Raumfahrt, Medizinprodukte, Automobilindustrie, Verteidigung, Energiewirtschaft), kann die Anwendung einer veralteten Norm dazu führen, dass ein Prüfergebnis ungültig wird, kostspielige Konstruktionsänderungen erforderlich werden oder eine Lücke in der Konformität entsteht, die bei einem Audit zutage tritt.
Compliance-Experten nennen die Anpassung von Richtlinien und Prozessen an Bundesvorschriften und Branchenstandards immer wieder als eine ihrer größten Herausforderungen im Management. Im ingenieurwissenschaftlichen Kontext wird diese Herausforderung dadurch erschwert, dass Normungsgremien nach ihren eigenen, unabhängigen Überarbeitungsplänen vorgehen und Ingenieure nicht benachrichtigen, wenn sich ein Dokument geändert hat, auf das sich ihr Team stützt.
Die Last, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben, lastet in den meisten Organisationen auf einzelnen Ingenieuren oder einer kleinen Abteilung für technische Literaturrecherche – beides ist angesichts des rasanten Wandels in einem komplexen regulatorischen Umfeld kaum skalierbar.
So sieht der Zugang zu „Smarter Standards“ tatsächlich aus
Die Organisationen, denen es gelungen ist, Reibungsverluste bei der Standardforschung zu verringern, weisen einige gemeinsame Merkmale auf.
Sie haben ihre Normenbibliotheken in einer einzigen durchsuchbaren Datenbank gebündelt und damit verstreute Laufwerke und Posteingänge ersetzt. Dieses Repository ist direkt mit der Versionsverfolgung verknüpft, sodass Ingenieure, die an einem Dokument arbeiten, benachrichtigt werden, sobald eine neuere Version veröffentlicht wird. Und der Rechercheprozess ist so schnell, dass Ingenieure ihn nicht mehr überspringen. Die Antwort zu finden, dauert weniger lange als zu raten.
Genau hier schaffen speziell entwickelte Plattformen einen messbaren Mehrwert. Tools wiedie Accuris Engineering Workbenchsind auf den tatsächlichen Forschungs-Workflow von Ingenieuren zugeschnitten: Sie dienen nicht nur der Speicherung von Dokumenten, sondern stellen auch die richtige Version bereit, zeigen Ablösungsketten an und integrieren den Zugriff auf Normen in den Konstruktions- und Beschaffungsprozess, anstatt ihn als separaten Schritt zu behandeln.
Diese Unterscheidung ist entscheidend. Ein allgemeines Dokumentenmanagementsystem behandelt Standards als Dateien. Eine Engineering-Intelligence-Plattform behandelt sie hingegen als lebendiges, vernetztes Wissen, in dem man navigieren kann – und das nicht nur abgerufen werden kann.
Die Lücke in der Versionskontrolle, über die niemand spricht
Die Versionskontrolle von Normen ist einer der am wenigsten diskutierten Aspekte des technischen Dokumentenmanagements – und zugleich einer der folgenreichsten.
Wenn eine Organisation eine Norm erwirbt oder herunterlädt, ist dieses Dokument bereits veraltet.
Die Überarbeitungszyklen der großen Normungsgremien dauern in der Regel drei bis fünf Jahre, doch können jederzeit Ergänzungen, Berichtigungen und vorläufige Überarbeitungen veröffentlicht werden. Ohne ein System, das den Status der aktiv genutzten Dokumente überwacht, hat das Unternehmen keine verlässliche Möglichkeit zu erkennen, welche seiner aktuellen Entwürfe auf aktuellen Anforderungen basieren und welche nicht.
Dies wird bei interdisziplinären Projekten noch verschärft, bei denen verschiedene Teams auf Normen unterschiedlicher Gremien zurückgreifen und möglicherweise mit unterschiedlichen Dokumentversionen arbeiten, ohne sich dessen bewusst zu sein. Ein Werkstoffingenieur und ein Bauingenieur, die an derselben Baugruppe arbeiten, verfügen möglicherweise jeweils über die „aktuelle“ Version einer Norm, die jedoch aus unterschiedlichen Zeitpunkten stammt.
Plattformen, die für das Management technischer Konstruktionsinformationen konzipiert sind, lösen dieses Problem, indem sie die Aktualität als dynamisches Merkmal jedes Dokuments verwalten und nicht nur als einmalige Überprüfung beim Herunterladen betrachten. Ingenieure, die nach einem Dokument suchen, sehen nicht nur das Dokument selbst, sondern auch dessen Status: aktuell, ersetzt, in Überarbeitung. Dieser Kontext beeinflusst die Qualität der Entscheidungen, die im weiteren Verlauf getroffen werden.
Argumente für einen besseren Forschungsprozess
Die wirtschaftlichen Argumente für einen verbesserten Zugang zur Normenrecherche liegen auf der Hand, werden jedoch oft nicht ausdrücklich genannt, da die Kosten nicht sichtbar sind. Die für die Recherche aufgewendete Zeit taucht im Projektzeitplan nicht als „Verzögerung durch Normenrecherche“ auf. Sie äußert sich vielmehr in verzögerten Entscheidungen, Nacharbeiten und kalendarischem Mehraufwand, was wie normale Projektreibungsverluste aussieht.
Der erste Schritt besteht darin, die Kosten sichtbar zu machen. Ein Team aus zehn Ingenieuren, das durchschnittlich zwei Stunden pro Woche damit verbringt, sich in Normen zurechtzufinden, zu recherchieren, zu überprüfen, weiterzuleiten und zu bestätigen, verliert jede Woche und jedes Jahr die produktive Arbeitszeit eines ganzen Ingenieuräquivalents für einen Prozess, der durch bessere Werkzeuge weitgehend automatisiert werden könnte.
Die Frage ist nicht, ob sich Entwicklungsteams die Modernisierung ihres Arbeitsablaufs bei der Normenrecherche leisten können. Die Frage ist vielmehr, ob sie es sich leisten können, diesen Arbeitsablauf weiterhin so zu handhaben wie bisher.
Der Forschungsschritt verdient ebenso viel Aufmerksamkeit wie der Entwurfsschritt
Ingenieurbüros investieren erhebliche Summen in CAD-Tools, Simulationssoftware und PLM-Systeme.
Die Forschungsinfrastruktur, auf der all diese Werkzeuge basieren – also die Standards, Spezifikationen und gesetzlichen Anforderungen, die festlegen, was ein Entwurf leisten muss –, erhält oft nur einen Bruchteil dieser Aufmerksamkeit.
Um diese Lücke zu schließen, muss der Zugriff auf Standards als zentrales Workflow-Problem betrachtet werden und nicht als nebensächliches Ärgernis. Teams, die dies erkennen, spüren schnell die positiven Auswirkungen: schnellere Entwurfsentscheidungen, übersichtlichere Compliance-Dokumentation und ein Ende der sich in die Länge ziehenden E-Mail-Konversation, die mit der Frage beginnt: „Weiß jemand, ob diese Spezifikation noch aktuell ist?“
Wenn Ihr Unternehmen bereit ist, genauer zu untersuchen, wie Ingenieure auf technische Normen zugreifen und diese verwalten, erfahren Sie, wiedie Accuris Engineering Workbenchden Rechercheprozess von der Suche bis zur Entscheidung optimiert.
Weiterführende Ressourcen
- Accuris Engineering Workbench
- Accuris Thread – Überwachung regulatorischer Anforderungen und Compliance
Quellen
- McKinsey Global Institute. „The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies.“ Juli 2012.https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy— Eine wichtige Quelle, die Produktivitätsherausforderungen im Zusammenhang mit Ineffizienzen bei der Informationssuche in beruflichen Umgebungen beleuchtet.
- Bibliotheken der Oklahoma State University. „Association Standards Standards Guide“. Überblick über ASTM International.https://info.library.okstate.edu/standards/association— Umfassender Leitfaden zu ASTM-Normen, Anwendungen in der Materialwissenschaft und der Rolle branchenführender Normen in der ingenieurwissenschaftlichen Forschung.
- Cottrill Research. „Verschiedene Umfragestatistiken: Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen.“ November 2013.https://cottrillresearch.com/various-survey-statistics-workers-spend-too-much-time-searching-for-information/— Statistische Daten zu den Auswirkungen einer ineffizienten Suche nach technischen Informationen auf die Produktivität am Arbeitsplatz.
- Compliance & Risiken. „24 Kennzahlen, die jeder Chief Compliance Officer im Jahr 2024 kennen sollte.“ Juli 2024.https://www.complianceandrisks.com/blog/24-stats-every-chief-compliance-officer-should-know-in-2024/— Einblicke in Compliance-Herausforderungen, darunter durch Verweis einbeogene Normen (IBR) und der Umgang mit bundesweiten Vorgaben und Vorschriften.
- IEEE. „Den ROI durch intelligentere Recherche steigern: Der ROI von IEEE Xplore 2024.“ November 2024.https://innovate.ieee.org/wp-content/uploads/2024/11/ROI-of-IEEE-Xplore-Bro-2024.pdf— Analyse der Vorteile des Zugriffs auf Fachartikel und Tagungsberichte, die über die digitale Bibliothek für Ingenieurwissenschaften veröffentlicht werden, zur Verbesserung der Forschung im Bereich der technischen Normen.
