Dans le contexte réglementaire actuel en constante évolution, en particulier dans des secteurs complexes tels que le pétrole et le gaz, l'aérospatiale et la défense, les équipes d'ingénieurs sont souvent confrontées à des informations fragmentées, à des recherches fastidieuses et à des risques élevés en matière de conformité. Les équipes d'ingénieurs doivent se conformer à un large éventail de normes et de réglementations gouvernementales en constante évolution. Cela crée un défi permanent pour maintenir la conformité dans un environnement aussi dynamique. Dans notre dernier webinaire, «Centralisation des réglementations et des normes : simplification des flux de travail d'ingénierie », Accuris, en partenariat avec Citation Compliance, a dévoilé une approche innovante pour relever ces défis.
Rencontrez les experts
La session était animée par :
- Jennifer Quinn, directrice générale de la gestion des produits chez Accuris
- Daniel Chidgey, directeur principal des partenariats chez Accuris
- Jason Sirois, directeur des partenariats stratégiques et de l'innovation produit chez Citation Compliance
Ensemble, ils ont mis en lumière les difficultés auxquelles sont confrontés les ingénieurs et ont démontré en quoi la nouvelle intégration entre les normes et les réglementations au sein d'Engineering Workbench change la donne.
Le Problème : Fragmentation et Friction dans l'Accès Réglementaire
Jennifer Quinn a lancé la conversation en résumant les principaux défis auxquels sont confrontées les équipes d'ingénieurs :
- Les sources réglementaires fragmentées : les ingénieurs doivent consulter plusieurs systèmes pour connaître les réglementations et les directives associées. Les équipes d'ingénieurs doivent également se conformer aux politiques internes et effectuer régulièrement des évaluations des risques afin d'identifier les lacunes en matière de conformité.
- Des flux de travail de recherche manuels : perte de temps à rassembler des informations éparpillées entre les réglementations et les organismes de réglementation.
- L'absence de suivi des modifications : les équipes passent à côté de certaines mises à jour ou sont submergées par des informations non pertinentes.
- Des normes et réglementations disparates : le manque d'intégration augmente les risques et ralentit la prise de décision. Ces défis sont encore plus complexes lorsque les organisations opèrent dans différents pays, chacun ayant ses propres exigences réglementaires.
Un sondage réalisé pendant la session a confirmé que les recherches manuelles, qui prennent beaucoup de temps, constituent l'aspect le plus pénible pour la plupart des participants.
La Solution : Intégrer la Conformité Réglementaire dans Engineering Workbench
Jason Sirois a illustré comment ces problèmes se traduisent en risques concrets :
« Une mise à jour manquée ou une exigence obsolète ne fait pas seulement perdre du temps, cela crée un réel risque de non-conformité. »
Daniel Chidgey a souligné le décalage fondamental :
« Les normes et les réglementations sont traitées comme des étrangères, mais elles sont indissociables. »
La nouvelle intégration d'Engineering Workbench résout ce problème en proposant des contenus réglementaires, tels que les réglementations fédérales américaines et les directives spécifiques au secteur pétrolier et gazier, directement aux côtés des normes, brevets et revues scientifiques au sein de la plateforme. La plateforme permet aux organisations de mettre en œuvre des contrôles de conformité efficaces et de répondre plus efficacement aux exigences réglementaires. Il en résulte une source unique et centralisée d'informations techniques pertinentes en matière de conformité. Cette approche centralisée est essentielle pour garantir la conformité de toutes les activités d'ingénierie.
Principales Caractéristiques et Avantages
Jennifer a présenté les nouvelles fonctionnalités puissantes, notamment :
Normes et Réglementations Associées
- Navigation fluide entre les réglementations, les normes industrielles et les directives référencées (par exemple, dans les spécifications de carburant de l'EPA), permettant aux utilisateurs d'accéder facilement aux normes industrielles et aux directives incorporées par référence dans les documents réglementaires.
- Les hyperliens actifs éliminent les conjectures et l'accès cloisonné.
Recherche Intelligente Alimentée par l'IA
- Les ingénieurs peuvent poser des questions en langage naturel (par exemple, « Quels documents dois-je produire ? ») et obtenir instantanément des réponses précises accompagnées de citations directes, ce qui les aide à identifier rapidement les réglementations applicables et les lois pertinentes pour leurs projets.
Alertes et Listes de Surveillance Personnalisées pour les Réglementations et les Exigences Réglementaires
- Définissez des alertes pour des documents entiers, des paragraphes spécifiques (micro-alertes), des exigences ou même des thèmes généraux. Les alertes personnalisées permettent aux utilisateurs de rester informés des changements réglementaires qui ont un impact sur leur travail.
- Restez informé uniquement lorsque cela est important, sans surcharge d'informations.
Comparaison Intelligente des Versions
- Comparaison visuelle côte à côte des versions d'un document avec les modifications indiquées par des codes couleur.
- Le défilement synchronisé et les filtres ciblés mettent en évidence les éléments qui ont été insérés, supprimés, modifiés ou déplacés. Cette fonctionnalité aide les utilisateurs à suivre les mises à jour des règles énoncées dans les réglementations et à garantir la cohérence de leur documentation de conformité.
Impact Réel
Il ne s'agit pas seulement d'une mise à jour du produit, mais d'une transformation stratégique de la manière dont les équipes d'ingénieurs travaillent :
- Des décisions de conception plus rapides et moins risquées
- Confiance accrue dans les audits et les examens. La solution aide les organisations à rester conformes et à éviter les amendes en garantissant le respect des réglementations en vigueur.
- Intégration transparente avec les flux de travail déjà utilisés par les ingénieurs
- Réduction de la dépendance vis-à-vis des moteurs de recherche et des fichiers PDF externes
Le maintien de la conformité renforce également la confiance des parties prenantes en démontrant un engagement envers les meilleures pratiques réglementaires.
Comme l'a dit Jason :
« Il ne s'agit pas seulement d'un accès plus rapide, mais aussi d'un accès plus intelligent et plus exploitable, là où les équipes en ont le plus besoin. »
Et ensuite ?
Le lancement initial couvre les réglementations fédérales américaines et les directives relatives au pétrole et au gaz. Prochaine étape du plan d'action : les réglementations aérospatiales et de défense, ainsi que les réglementations canadiennes, avec des projets d'expansion vers l'Europe et les marchés internationaux en fonction des retours des clients. À mesure que la plateforme se développera, elle aidera les organisations à gérer la conformité dans différents pays, y compris les pays membres de l'UE, en identifiant les réglementations applicables dans chaque juridiction.
Les exigences nationales et locales pourraient également être intégrées au fil du temps, Accuris étant ouvert aux suggestions des utilisateurs pour définir la feuille de route du développement.
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