I registri storici degli acquisti contengono informazioni raccolte nel corso degli anni su quanto le organizzazioni abbiano pagato per i componenti, quali fornitori abbiano adempiuto ai contratti e come siano cambiate le condizioni di acquisto. Tuttavia, gran parte di queste informazioni rimane inutilizzata quando gli acquirenti valutano i nuovi preventivi.
Per i team addetti agli appalti nel settore aerospaziale e della difesa, ciò rappresenta una significativa occasione persa. L’analisi dei contratti aggiudicati in passato può mettere in luce differenze di prezzo, individuare fornitori con esperienza nel settore e fornire un contesto utile per valutare i costi di componenti specializzati e difficili da reperire.
La sfida sta nel saper interpretare tali informazioni. Un contratto stipulato cinque anni fa può costituire un utile punto di riferimento, ma i volumi di acquisto, i requisiti di consegna e le condizioni di mercato incidono tutti sul fatto che quel prezzo sia ancora attuale.
Se utilizzati con attenzione, i dati storici relativi ai prezzi e alla logistica possono aiutare i team di approvvigionamento a negoziare in modo più efficace, a individuare opportunità di approvvigionamento e a prendere decisioni di acquisto più oculate senza introdurre rischi inutili nella catena di approvvigionamento.
Punti chiave: Come ridurre i costi di approvvigionamento utilizzando i dati storici relativi alla logistica e ai prezzi
- I prezzi storici costituiscono i parametri di riferimento più attendibili quando la quantità, l'unità di emissione, i termini contrattuali e la data di acquisto sono comparabili.
- La cronologia degli appalti relativi al National Stock Number (NSN) e i registri delle aggiudicazioni governative possono aiutare gli acquirenti del settore della difesa a effettuare ricerche sugli acquisti precedenti e sui possibili fornitori.
- I registri interni relativi agli ordini, alle ricevute e alle spese di trasporto possono mettere in luce costi di consegna ricorrenti che il confronto dei prezzi unitari non rileva.
- Le alternative a costo inferiore devono comunque soddisfare i requisiti tecnici, di tracciabilità e di omologazione.
- Le revisioni periodiche delle deroghe e l’accelerazione della spesa rendono più facile mantenere nel tempo i risparmi ottenuti negli appalti.
Che cos’è l’analisi predittiva nella catena di approvvigionamento?
L'analisi predittiva nella pianificazione della catena di approvvigionamento utilizza i dati storici e previsionali relativi alla domanda, agli acquisti, ai prezzi e alle consegne per stimare cosa potrebbe accadere in futuro. I team addetti agli acquisti utilizzano tali stime per determinare quando effettuare un nuovo ordine, quale livello di scorte di sicurezza mantenere e se la domanda prevista giustifichi la stipula di un accordo di fornitura a più lungo termine.
I dati di base comunemente disponibili sono solitamente ben noti: ordini di acquisto, ricevute, preventivi dei fornitori, fatture di trasporto, previsioni di produzione e dati storici sulle consegne. Il lavoro di analisi consiste nel collegarli in modo accurato. Un articolo registrato con diversi identificativi o un tempo di consegna del fornitore copiato da un vecchio preventivo possono distorcere il quadro generale.
Si consideri un articolo di manutenzione ordinato sporadicamente nel corso di diversi anni. La sua domanda media potrebbe sembrare bassa, ma un’analisi degli ordini effettivi potrebbe evidenziare che il consumo aumenta notevolmente durante le revisioni programmate delle attrezzature. Tale andamento potrebbe giustificare un acquisto pianificato in vista del prossimo periodo di manutenzione. Un’analisi analoga relativa alle consegne in ritardo potrebbe giustificare una diversa soglia di riordino.
Le previsioni risultano più utili quando il team è in grado di spiegare i dati di input e verificare le ipotesi. I dati storici costituiscono una base di riferimento, ma eventuali cambiamenti nei requisiti del programma o nelle condizioni di mercato richiedono comunque un giudizio professionale.
Perché i dati storici sui prezzi possono ridurre i costi di approvvigionamento
I dati storici relativi agli appalti offrono agli acquirenti un elemento che spesso manca durante una trattativa: il contesto. Analizzare le transazioni precedenti può aiutare a capire se un’offerta rientra nella fascia di prezzo pagata per articoli simili, quali fornitori li hanno consegnati e come il prezzo varia in base al volume dell’ordine o alla tempistica.
Gli appalti nel settore della difesa presentano un vantaggio particolare in questo ambito. I dati sugli appalti del governo statunitense offrono agli acquirenti un punto di riferimento comune per molti articoli, mentre i dati storici relativi all’aggiudicazione dei contratti governativi possono fornire ulteriori informazioni sulle precedenti attività di approvvigionamento. Un acquirente alla ricerca di un componente difficile da reperire potrebbe individuare aggiudicatari che non figurano nell’attuale elenco dei fornitori. Tali nomi costituiscono spunti per un’ulteriore valutazione, piuttosto che un’approvazione automatica all’acquisto. Per gli appalti nel settore della difesa, gli acquirenti dovrebbero inoltre verificare se il componente e il produttore figurano nel Qualified Products Database (QPD) qualora la specifica di riferimento richieda tale qualificazione.
È fondamentale effettuare un confronto accurato. Un precedente ordine di 500 nuove unità non dovrebbe essere considerato un punto di riferimento diretto per un ordine urgente di cinque. Le condizioni, la documentazione, l’imballaggio, i requisiti di ispezione, il luogo di consegna e l’ambito del contratto possono tutti influenzare il prezzo. Le fonti di disponibilità dei ricambi, tra cui ILSmart, ISO Group, Blue Raven e le scorte di altri rivenditori, possono fornire ulteriori informazioni sulle scorte disponibili e sulle condizioni segnalate. Gli acquirenti dovrebbero verificare tali dettagli, insieme alla tracciabilità e ai requisiti di qualificazione applicabili, prima di valutare il costo totale di un acquisto.
Una negoziazione efficace parte da un confronto pertinente e da una spiegazione ragionevole delle differenze. Quando il prezzo proposto è notevolmente superiore a quello di un precedente appalto, l’ufficio acquisti può chiedere chiarimenti su sconti quantità, modifiche sostanziali, impegni di consegna e disponibilità attuale. Anche quando il prezzo offerto è giustificato, tale discussione fornisce una base più solida per l’approvazione e per la pianificazione degli acquisti futuri.
I dati relativi ai costi di approvvigionamento dovrebbero essere valutati a livello di ordine. Un prezzo unitario vantaggioso può perdere la sua attrattiva una volta aggiunti i costi di trasporto, ispezione, gestione delle scorte o quelli legati alla tempistica.
La standardizzazione dei componenti e il consolidamento dei fornitori possono rappresentare un’ulteriore fonte di risparmio. Accuris segnala una riduzione dei costi dei componenti fino al 30% grazie a questi approcci, a seconda dei componenti e del contesto di approvvigionamento. L’analisi dei componenti duplicati o funzionalmente simili tra i vari programmi può aiutare i team a individuare opportunità per aggregare la domanda, semplificare gli elenchi dei componenti approvati e negoziare in modo più efficace. Qualsiasi consolidamento deve comunque soddisfare i requisiti tecnici, di qualità e di approvvigionamento.
Quali errori nella gestione degli appalti possono far aumentare i costi?
Un'analisi dei registri degli acquisti rivela spesso piccole abitudini che, col passare del tempo, si rivelano costose:
- Approvare un preventivo senza verificare acquisti simili o la cronologia delle aggiudicazioni.
- Confrontare i prezzi senza tenere conto della quantità ordinata, delle condizioni, della documentazione o dei termini di consegna.
- Ricerca effettuata utilizzando un solo codice articolo, nonostante possano esistere riferimenti NSN o del produttore correlati.
- Considerare un articolo apparentemente equivalente come già approvato prima della revisione tecnica e di qualità.
- Utilizzare a tempo indeterminato i tempi di consegna indicati, anziché valutare le prestazioni effettive dei fornitori.
- Dobbiamo pagare ripetutamente spese di trasporto urgente perché il rifornimento inizia troppo tardi.
- Conservare le informazioni relative agli acquisti, alle scorte e alla logistica in registri separati che gli acquirenti non riescono a riconciliare facilmente.
Questi errori nella gestione degli appalti costituiscono utili punti di partenza per una revisione dei processi. Spesso è possibile individuarli analizzando la documentazione esistente dell’azienda, prima ancora di introdurre un nuovo sistema.
Come ridurre i costi di approvvigionamento utilizzando i dati storici relativi alla logistica e ai prezzi in 6 passaggi
1. Riunire la cronologia degli acquisti e quella logistica in un'unica schermata
Inizia dalle transazioni che gli acquirenti utilizzano già: ordini di acquisto, preventivi dei fornitori, riferimenti di aggiudicazione, quantità ordinate, ricevute, fatture di trasporto e spese di urgenza. Raggruppale in una visione coerente per articolo e fornitore, in modo che un acquirente possa ricostruire la cronologia completa dei costi e delle consegne di un acquisto.
L’identificazione dei componenti merita particolare attenzione sin dalle prime fasi. Lo stesso articolo può essere indicato con un codice articolo del produttore, un numero di magazzino locale, un NSN e un identificativo specifico del fornitore. Per i prodotti destinati alla difesa, potrebbe essere necessario un codice CAGE (Commercial and Government Entity) o un identificativo univoco dell’entità (UEI) per distinguere i produttori o i fornitori. L’unione di record senza aver verificato la validità degli identificativi può portare a confronti fuorvianti.
Conservare la fonte originale e la data di ciascun dato. I team addetti agli appalti dovrebbero essere in grado di ricondurre un’apparente anomalia di prezzo alla transazione effettiva, anziché basarsi su un dato riportato in un rapporto di sintesi.
Iniziate con un insieme gestibile di componenti di alto valore, acquistati frequentemente o difficili da reperire. Un storico chiaro di tali articoli può mettere in luce differenze ricorrenti tra stabilimenti, fornitori e prassi di ordinazione. Ampliare gradualmente il campo di applicazione di questo lavoro è solitamente più produttivo che tentare di standardizzare tutti i dati storici in una sola volta.
2. Confrontare i prezzi con i dati storici sugli appalti
Un prezzo storico diventa utile quando se ne comprende il contesto in cui è stato generato. Prima di trarre conclusioni, è opportuno confrontare l’identificativo dell’articolo, l’unità di misura, lo stato, la quantità, la data di aggiudicazione o di acquisto, il fornitore e i requisiti di consegna.
La ricerca basata sul sistema NSN è particolarmente rilevante per gli appalti nel settore della difesa. I dati storici relativi all’aggiudicazione dei contratti possono indicare quali aziende hanno fornito un determinato articolo in precedenti appalti e quale importo il governo ha pagato in base alle condizioni riportate. È comunque opportuno che l’acquirente verifichi la configurazione attuale dell’articolo, i fornitori approvati e i requisiti di appalto. La cronologia delle aggiudicazioni costituisce una testimonianza delle attività passate, non una prova della disponibilità o dell’idoneità attuali.
Supponiamo che due offerte relative allo stesso codice NSN presentino prezzi unitari notevolmente diversi. Le prime domande da porsi dovrebbero riguardare il volume dell’ordine, i tempi del contratto, le condizioni dell’articolo e gli obblighi di consegna. Se tali fattori sono comparabili, la differenza potrebbe giustificare un approfondimento con il fornitore. Se invece differiscono in modo sostanziale, i dati possono comunque aiutare a spiegare quali siano i fattori che determinano il prezzo.
Crea una semplice scheda di confronto che includa il punto di riferimento, le differenze rilevanti e il motivo alla base della decisione finale di acquisto. Nel corso del tempo, queste note diventeranno un prezioso materiale di riferimento per altri acquirenti che esaminano preventivi simili.
3. Trovare alternative qualificate e più economiche
L’analisi dei fornitori può portare alla luce alternative in grado di migliorare la concorrenza e ridurre la dipendenza da un unico fornitore. Laddove più programmi prevedano componenti diversi per esigenze simili, la standardizzazione dei componenti può anche aiutare gli acquirenti a raggruppare la domanda e a ridurre i costi dei componenti. Qualsiasi alternativa proposta in termini di forma, adattamento e funzione richiede il coinvolgimento dei tecnici sin dall’inizio.
Un articolo che appare equivalente nei risultati di una ricerca può presentare differenze in termini di tolleranze, temperatura di esercizio, stato di qualificazione, materiali o ciclo di vita produttivo. Tali differenze possono comportare costi superiori rispetto a qualsiasi apparente risparmio sul prezzo di acquisto. Per gli articoli soggetti a controllo nel settore della difesa, i requisiti relativi alle fonti approvate, ai disegni, alle condizioni e alla tracciabilità possono restringere notevolmente le opzioni disponibili.
Prima di richiedere una sostituzione, è necessario verificare le specifiche, la disponibilità, lo stato del ciclo di vita e i requisiti di conformità applicabili. L’ufficio acquisti potrà quindi confrontare il costo totale di ciascuna opzione praticabile, inclusi i test, la documentazione, la qualificazione e il supporto futuro per la fornitura.
I fornitori alternativi contribuiscono inoltre a rafforzare il dialogo in materia di approvvigionamento, anche quando l’azienda decide infine di mantenere il proprio fornitore attuale. Una comprensione approfondita del mercato consente di prendere decisioni più oculate in merito alle condizioni contrattuali, agli impegni sui volumi e ai piani di emergenza.
4. Utilizzare l'analisi predittiva nella pianificazione della catena di approvvigionamento per programmare gli acquisti
Il momento in cui si effettua l'acquisto influisce sul prezzo, sulla disponibilità delle scorte e sulla probabilità di dover pagare per una consegna urgente. I dati storici sulla domanda e le prestazioni effettive dei fornitori aiutano gli acquirenti a pianificare gli acquisti prima che le tempistiche si facciano troppo strette.
Nel caso di un articolo di manutenzione utilizzato regolarmente, i dati relativi agli ordini e alle ricevute degli ultimi anni possono rivelare andamenti affidabili. Tali informazioni possono essere utili per pianificare il rifornimento, stabilire quantità d’ordine più adeguate o stipulare un accordo quadro con un fornitore qualificato. Per un componente storico utilizzato raramente, le previsioni dovrebbero dare maggiore peso ai programmi di manutenzione specifici, alle esigenze di servizio residue e al rischio di futura indisponibilità.
L'analisi predittiva nella pianificazione della catena di approvvigionamento consente di confrontare tali scenari, tenendo conto sia delle scorte necessarie per far fronte a eventuali ritardi sia del capitale immobilizzato nelle scorte. Gli acquirenti dovrebbero rivedere le previsioni ogni volta che cambiano i programmi di manutenzione, la domanda prevista o le condizioni dei fornitori.
A volte è opportuno effettuare acquisti in anticipo. Tale scelta dovrebbe essere giustificata dal fabbisogno previsto, dai costi di stoccaggio, dalle considerazioni relative alla durata di conservazione e dalle conseguenze di un’esaurimento delle scorte. Documentare le ipotesi fornirà ai team addetti agli acquisti e ai programmi una base più utile per decidere la quantità di scorte da mantenere.
5. Utilizzare l’analisi predittiva nella logistica per ridurre i costi legati alle consegne urgenti
I costi legati alle spedizioni urgenti tendono ad accumularsi in modo impercettibile. Una spedizione urgente può essere giustificata nel caso di un ordine critico, ma ordini urgenti ripetuti per lo stesso articolo meritano di essere esaminati con attenzione.
L'analisi predittiva nel settore della logistica può avvalersi delle date degli ordini di acquisto, della cronologia delle ricevute e dei registri delle spedizioni di un'azienda per esaminare i tempi di consegna effettivi dei fornitori e la variabilità delle consegne. Gli acquirenti possono utilizzare tali dati interni per stabilire finestre temporali realistiche per il rifornimento, anziché fare affidamento sui tempi di consegna indicati che non riflettono più l'esperienza maturata.
Non limitatevi a considerare le medie, ma tenete conto anche della variabilità. Un fornitore che di solito consegna in tre settimane, ma che occasionalmente impiega nove settimane, pone un problema di pianificazione diverso rispetto a uno che consegna sempre in quattro settimane. Le decisioni relative ai punti di riordino e alle scorte di sicurezza dovrebbero tenere conto di tale variazione, oltre che della domanda e delle conseguenze di un ritardo.
Esaminate quindi le cause degli ordini costosi. La domanda è stata inaspettatamente elevata? L’approvazione interna ha richiesto troppo tempo? Il registro delle scorte era impreciso? Il fornitore scelto ha ripetutamente mancato i propri impegni? Ogni problema richiede una risposta diversa.
Un componente di routine spedito con consegna in 24 ore più volte nel corso di un trimestre può offrire maggiori opportunità di risparmio grazie a una migliore tempistica dei riordini piuttosto che attraverso un’altra tornata di negoziazioni sul prezzo unitario. L’analisi predittiva nella logistica può aiutare a identificare questi schemi ricorrenti, a condizione che il team verifichi l’impatto sulle scorte prima di modificare la propria politica.
6. Rendere la riduzione dei costi della catena di approvvigionamento un tema di revisione periodica
La riduzione dei costi della catena di approvvigionamento è più facile da mantenere quando i team esaminano regolarmente le eccezioni. Una revisione mensile o trimestrale può concentrarsi sugli articoli che presentano variazioni di prezzo significative, costi ricorrenti per spedizioni urgenti, consegne mancate o una concorrenza limitata tra i fornitori.
Affidare il compito al team più adatto a occuparsene. Il reparto Approvvigionamenti potrebbe dover negoziare nuove condizioni o individuare un secondo fornitore. Il reparto Pianificazione potrebbe dover modificare i tempi di ordinazione. Il reparto Ingegneria potrebbe dover valutare un prodotto sostitutivo. Il reparto Qualità potrebbe dover risolvere questioni relative alla documentazione o ai requisiti di qualificazione.
Verificate se le modifiche comportano una riduzione dei costi complessivi. La riduzione delle spese di trasporto potrebbe essere compensata da un eccesso di scorte, così come un prezzo più basso dei componenti potrebbe essere controbilanciato da costi aggiuntivi legati ai test o da problemi di consegna.
Limitate l'analisi a un ambito sufficientemente ristretto affinché risulti utile. Un breve elenco di eccezioni costose, ciascuna con un responsabile e una decisione di follow-up, può produrre risultati più concreti rispetto a un dashboard di grandi dimensioni che pochi hanno il tempo di esaminare.
Come misurare i progressi
| Misura | Cosa monitorare |
|---|---|
| Variazione di prezzo | Differenza tra il prezzo effettivo e un parametro di riferimento storico comparabile |
| Prestazioni di consegna | Tempi di consegna |
| Concentrazione dei fornitori | Articoli di spesa o articoli essenziali che dipendono da un’unica fonte approvata |
| Costo totale allo sbarco | Prezzo unitario più spese di trasporto, ispezione e altre spese di acquisto pertinenti |
| Prontezza alternativa | Parti critiche con approvvigionamento convalidato o alternative di componenti |
Esaminate insieme questi indicatori. I risparmi sul prezzo unitario perdono di significato se l’affidabilità dei fornitori diminuisce o se aumentano i costi di magazzino e di qualificazione.
Sfruttare i dati storici relativi ai componenti e ai premi
La ricerca in materia di appalti nel settore della difesa può richiedere diversi tipi di documenti prima che un acquirente possa ottenere una risposta utile. Spesso è necessario verificare contemporaneamente i codici NSN, i riferimenti dei produttori, i codici CAGE, la cronologia delle aggiudicazioni governative e le informazioni aggiornate sull’approvvigionamento. I team che si occupano di elettronica potrebbero inoltre aver bisogno di dati relativi alle specifiche, alla conformità, al ciclo di vita e ai componenti alternativi.
Accuris Haystack Gold supporta la ricerca in materia di appalti nel settore della difesa fornendo informazioni su componenti e logistica, ricerche basate sul codice NSN, riferimenti ai fornitori e dati storici sugli appalti pubblici. Parts Intelligence supporta la ricerca per l’approvvigionamento di componenti elettronici, fornendo specifiche dei componenti, stato del ciclo di vita, informazioni sulla conformità e potenziali alternative.
Haystack Gold fornisce dati storici sugli appalti pubblici e sui componenti a supporto delle ricerche di approvvigionamento; l’analisi delle prestazioni di consegna e dei costi di trasporto specifici per ciascuna azienda dovrebbe basarsi sui dati relativi agli acquisti e alla logistica dell’acquirente stesso. Parts Intelligence è utile quando la sostituzione di un componente elettronico richiede un’analisi più approfondita dal punto di vista tecnico, del ciclo di vita e della conformità.
Queste fonti di dati supportano diversi aspetti del processo decisionale. I dati storici aiutano gli acquirenti a valutare l’attività di acquisto passata e a individuare i potenziali clienti che vale la pena approfondire. Le informazioni aggiornate sui componenti e le approvazioni interne determinano se un’opzione di approvvigionamento è adeguata all’applicazione. Mantenere chiare queste distinzioni rende la ricerca più utile per i team addetti agli acquisti, alla progettazione e alla qualità.
Per ulteriori ricerche pubbliche, la guida NSN della Defense Logistics Agency fornisce spiegazioni sui National Stock Numbers, mentre il sito USAspending.gov offre la possibilità di consultare i dati relativi alla spesa federale e alle aggiudicazioni.
Domande frequenti
Che cos’è l’analisi predittiva nella catena di approvvigionamento?
L'analisi predittiva utilizza i dati relativi agli acquisti, alla domanda, ai prezzi e alle consegne dei fornitori per stimare le esigenze future e i possibili vincoli. Gli acquirenti la applicano alla tempistica dei rifornimenti, ai quantitativi degli ordini, alla pianificazione dei fornitori e alle decisioni relative alle scorte. I risultati delle previsioni devono essere verificati alla luce dei requisiti attuali del programma e delle condizioni che potrebbero essere cambiate rispetto alle transazioni storiche.
In che modo l'analisi predittiva viene utilizzata nella logistica?
L'analisi predittiva nel settore della logistica utilizza i tempi di consegna effettivi, i costi di trasporto e la variabilità delle consegne per pianificare programmi di rifornimento più affidabili. Consente di ottimizzare i punti di riordino, individuare i ritardi ricorrenti nelle spedizioni e distinguere gli ordini urgenti inevitabili dai problemi di pianificazione ricorrenti. L'obiettivo è ridurre le interruzioni e rendere più prevedibili i costi logistici complessivi.
Quali sono gli errori più comuni nell'ambito degli appalti?
Tra gli errori più comuni nell’ambito degli appalti figurano l’approvazione dei prezzi senza aver effettuato ricerche comparative, il mancato rispetto delle quantità d’ordine e dei termini contrattuali, la mancata considerazione del costo totale a destinazione, l’effettuazione degli acquisti con troppo ritardo e il presupposto che un fornitore alternativo sia idoneo senza averne verificato l’idoneità. Gli acquirenti possono individuare molti di questi problemi esaminando le eccezioni relative agli acquisti, le prestazioni dei fornitori e i ripetuti addebiti per urgenza.
In che modo è possibile ridurre i costi della catena di approvvigionamento senza aumentare i rischi?
Valutare il prezzo insieme all’affidabilità delle consegne, alla conformità degli articoli, alle qualifiche dei fornitori, ai requisiti di magazzino e al supporto per l’intero ciclo di vita. Qualsiasi sostituto proposto deve superare i relativi controlli tecnici e di qualità. I risparmi devono essere misurati a livello complessivo di acquisizione e supporto, prestando attenzione al fatto che una modifica nelle politiche di acquisto comporti o meno un’ulteriore esposizione operativa.
Come posso trovare i prezzi storici di un componente in base al codice NSN?
Verificare che il numero di codice nazionale (NSN) e l’identificativo dell’articolo siano corretti, quindi esaminare i dati storici disponibili relativi agli appalti pubblici e ai contratti di approvvigionamento. Confrontare la data della transazione, la quantità, le condizioni e i termini di consegna prima di utilizzare un prezzo come riferimento. Haystack Gold può supportare questa ricerca grazie alle proprie informazioni sui componenti per la difesa e sui dati logistici attuali e storici.
Per prendere decisioni migliori in materia di appalti occorre partire da confronti più accurati
I dati storici relativi agli acquisti possono rivelare molto più dei semplici prezzi passati. Mostrano infatti le prestazioni dei fornitori, quali condizioni di approvvigionamento influenzano i costi e in quali casi le pratiche di ordinazione generano spese evitabili. Per ottenere una riduzione sostenibile dei costi della catena di approvvigionamento, le informazioni più utili derivano da confronti accurati e dal follow-up delle eccezioni che contano davvero.
Imparare a ridurre i costi di approvvigionamento utilizzando i dati storici relativi alla logistica e ai prezzi è un modo concreto per migliorare le trattative, la pianificazione dei rifornimenti e la ricerca dei fornitori, senza trascurare i requisiti tecnici o operativi.
